— 166-я статья Трудового кодекса

Командировка — поездка сотрудника по заданию работодателя. Задание может быть любым: встретиться с клиентом, выступить на семинаре или купить кофе. В законе ограничений нет.

Не каждая поездка считается командировкой, есть условия:

• поездка на определенное время. Сотрудника можно отправить в командировку на месяц, но нельзя с условием «пока не выполнишь задание»;
• на удаленное расстояние от постоянного места работы. В законе нет расстояния в километрах, но это должно быть достаточно далеко от постоянного места работы. Постоянное место — то, что написано в договоре. Допустим, Мария — оператор колцентра, отвечает на звонки из дома в Волгограде. Если руководитель попросит ее приехать в Москву на общую встречу, поездка — командировка. Если встреча в кафе Волгограда, то нет;
• работа сотрудника не связана с постоянными разъездами. Вот проводник, суть его работы в поездке, поэтому они не считаются командировками. А вот если аналитик по качеству поездок поедет в качестве проводника, для него поездка станет командировкой;
• сотрудник работает в штате. Если Мария из колцентра работает по договору оказания услуг, у нее не может быть командировок.

В командировку можно отправлять не всех сотрудников, есть исключения: беременные, несовершеннолетние, сотрудники на больничном и с ученическим договором.

Документы для командировки

По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.

Правила командировок — в постановлении правительства

Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.

Примерный список вопросов, на которые можно ответить:

• какие сотрудники вправе ездить в командировку. Например, любой сотрудник, руководители отделов или только менеджеры по продажам;
• кто согласовывает командировку и как это делает. Допустим, согласовывает вышестоящий руководитель в электронном письме с корпоративной почты;
• как сотрудник заявляет о желании поехать в командировку. Есть такой вариант: пишет письмо руководителю, обосновывает необходимость, а шаблоны заявления и обоснования — в приложении таком-то;

Вернуть деньги за обучение сотрудников

• в каком объеме компания оплачивает расходы на командировку. Например, если речь об обучении, компания оплачивает половину расходов, а если о сделке — сто процентов;

У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.

Приказ. В приказе работодатель пишет сроки и цель поездки. «Спасти красотку и поставить всё на зеро» — плохая цель, к целям есть требования:

• цель соответствует сфере работы компании. Если компания оптом продает фрукты и овощи, а сотрудник едет к поставщику бытовой техники, это выглядит подозрительно;
• отвечает должностной инструкции сотрудника. В командировку едет бухгалтер, при этом он учится маркетингу. Если бухгалтеру нужен маркетинг для работы, лучше сделать пояснения, для чего и что это дает компании;
• можно измерить. Например, провести переговоры — общая цель, а добиться подписания контракта на поставку — конкретная, и ее можно измерить.

У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.

Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.

Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.

Билеты и чеки сотрудник сдает в бухгалтерию вместе с бланком

Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:

Сотрудник сдает вместе с авансовым отчетом оригиналы или копии билетов, чеков, квитанций

На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.

Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.

На что обращает внимание налоговая

Если компания работает на упрощенке «Доходы минус расходы» или общей системе налогообложения, она вправе сократить налоги на сумму расходов для командировки. Правда, налоговая может заинтересоваться, если сделать что-то не так. Вот на что обратите внимание.

Расходы для упрощенки

Суточные. В расходы можно включить не больше 700 рублей суточных для командировок по России и до 2500 рублей для заграничных командировок.

О штрафах за неправильные расходы — 122-я статья Налогового кодекса

Документы для обоснования затрат. Нельзя просто записать в расходы стоимость авиабилетов — нужны доказательства факта поездки: посадочный талон на самолет, электронный билет и хорошо бы фотоотчет из командировки.

Чем рискует работодатель без документов на командировку

Если работодатель оформил командировку, риска нет. Проблемы начинаются, когда документов нет. С командировками без документов работодатель рискует получить штраф, разбирательства с трудовой инспекцией и с сотрудниками.

Нельзя выплатить за несчастный случай. Вот сотрудник идет на конференцию, а там на него падает стенд и ранит. По Трудовому кодексу, сотрудник получает травму на работе — значит, ему полагается компенсация. При этом нельзя выплатить компенсацию, если сотрудник официально не в командировке. А если денег нет, работодателя ждет жалоба в трудовую инспекцию.

Не получится наказать за прогул. Допустим, директор магазина отправил менеджера в другой город — встретиться с клиентом в субботу. Менеджер встретил старых друзей с Сельмаша и гулял по городу вместо работы. Даже если директор захочет его наказать — уволить или взять штраф, не получится. Формально сотрудник не работал и не был в командировке.

О штрафах за командировки — статья 5.27 КоАП

Есть риск недоплатить сотруднику. За дни командировки работодатель выдает не зарплату, а средний заработок, который может быть больше зарплаты. Если заплатить меньше, есть риск, что сотрудник пойдет жаловаться, а работодатель получит штраф.

За неправильные документы для командировки или неправильный расчет выплат есть штрафы:

• для индивидуального предпринимателя — от 5000 до 30 000 рублей;
• компании — от 50 000 до 100 000 рублей.

Штрафы, как обычно, — это еще не всё: никому не хочется, чтобы инспектор задавал вопросы об условиях работы сотрудников и просил отчитаться. У меня простой совет: не экономить время и оформлять все документы для командировки.

Порядок оформления командировок изменился. Причем произошло это в два этапа. Сначала Правительство выпустило Постановление от 29.12.2014 № 1595, которым отменило командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты по командировкам. Отметим, что это было сделано во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р). Следующее Постановление Правительства - от 29.07.2015 № 771 отменило журналы регистрации командированных сотрудников и уточнило список документов, подтверждающих сроки командировки. Как с учетом поправок оформлять служебную поездку? Можно ли продолжать использовать привычные формы документов? И как учитывать командировочные расходы в свете новых правил? Ответы на эти вопросы в нашем материале.

Правила оформления командировок менялись поэтапно. Первый документ, который принес кардинальные изменения - Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее - Постановление № 1595). Им были внесены поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, которым регулируется порядок выплаты суточных сотрудникам бюджетной сферы.

Постановление № 1595 существенно изменило порядок оформления командировочных документов. Главное новшество, которое позволяет сэкономить миллионы человеко-часов по стране – отменено обязательное применение командировочных удостоверений. Новый порядок применяется с 8 января 2015 года.

Следующий документ вступил в силу с 8 августа 2015 г. Это Постановление Правительства РФ от от 29.07.2015 № 771
(далее – Постановление № 771), которым определен перечень документов, подтверждающих срок нахождения работника в командировке. Кроме того, с этой же даты отменена обязанность ведения журналов учета работников, которые убывают в командировки и пребывают из них.

В конце январе мы провели интернет-конференцию, в ходе которой эксперты 1С отвечали на вопросы посетителей сайта о новых правилах оформления командировок. В материале собраны наиболее частые вопросы, заданные в ходе интернет-конференции на . Кроме того, эта тема была подробно освещена 19 февраля в 1С:Лектории. Видеозапись лекции вы можете посмотреть на сайте ИС 1С:ИТС . Видеозапись состоит из нескольких частей:

• Е.Н. Калинина. Отражение командировочных расходов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) для целей бухгалтерского и налогового учета
• Г.В. Малышкина. Оформление и расчет зарплаты сотрудника за период пребывания в командировке в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3.0)

Какие документы нужны для правильного оформления командировок?

С 8 января 2015 года перестали быть обязательными командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной в командировке работе. По-прежнему нужно издавать решение (приказ, распоряжение) руководителя о направлении сотрудника в командировку.

Кроме того, с 8 августа 2015 года Постановлением № 771 отменена обязанность вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки, и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Помимо старых и знакомых есть и новые документы. Так, еще с 8 января можно для указания сроков нахождения в командировке, которая совершена на личном транспорте, использовать служебную записку с приложением подтверждающих документов. А с 8 августа этот документ можно применять и в случаях, когда сотрудник передвигался на служебном автомобиле или ездил по доверенности.

Как оформить приказ (решение, распоряжение)?

Форма приказа о направлении в командировку может быть как унифицированная № Т-9 (№ Т-9а), так и самостоятельно разработанная организацией. В случае использования формы №Т-9 встает вопрос о заполнении поля Основание _________ .

Если организация продолжает использовать такой документ, как служебное задание, в поле Основание _________ можно указать номер и дату служебного задания.

Если служебное задание не оформляется, то в приказе можно указать другой документ, на основании которого работник направляется в командировку (например, служебную записку непосредственного руководителя о направлении в командировку и пр.)

Поле Основание _________ можно оставить незаполненным, если работодатель не оформляет никаких иных документов.

Можно ли продолжать использовать командировочное удостоверение?

В связи с изменениями, внесенными с 08.01.2015 в Постановление Правительства РФ от 13.10.2014 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», работодатели больше не должны оформлять такие документы как командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о проделанной в командировке работе. Однако при этом закон не устанавливает запрет на использование этих документов. Таким образом, работодатели были освобождены от обязательного оформления указанных документов, но не потеряли права на их использование.

Статья 252 НК РФ позволяет подтверждать расходы документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся, в том числе, приказ о командировке, проездные документы и др.

Возможность применения командировочного удостоверения может быть предусмотрена как в кадровых локальных нормативных актах организации (например, в Положении о командировках), так и в учетной политике организации. При этом форма командировочного удостоверения при необходимости может быть изменена или дополнена.

Как подтвердить фактический срок командировки?

Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:

• на основании проездных документов;
• на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.

Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.

Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.

Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.

Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.

Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.

Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) - служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок - то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением , утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 .

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252 ).

Обратите внимание!

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 №  181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» : инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида .

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 №  441н .

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя - справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259 , 264 ТК РФ ):

• отец, воспитывающий детей без матери;
• опекун (попечитель) несовершеннолетних;
• мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
• работник, имеющий ребенка-инвалида;
• работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например: «О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого‑то числа)».

3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 №  1595 в Положение , оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами - приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291 ).

К сведению

Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.

До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.

После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.

К сведению

Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.

Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 №  558 , приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19 ):

• в течение 75 лет - если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
• в течение пяти лет - если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 №  3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» ).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 №  173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения ).

5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №  739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.

Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение , то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.

Обратите внимание!

Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.

6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 №  1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» , так и форму табеля, разработанную самостоятельно.

На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» - «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.

7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно - основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №  55 .

К сведению

Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.

Типичные нарушения

Некоторые работодатели:

• направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
• не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
• требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
• не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
• не издают приказ о направлении в командировку.

Подведем итог

Здравствуйте. согласно положениям статьи 166 Трудового кодекса РФ (далее по тексту – ТК РФ), служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются средний заработок, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой – расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя (ст.ст. 167, 168 ТК РФ).

Пунктом 11 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» предусмотрено, что размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Из вышеизложенного следует, что работодатель не имеет права направить сотрудника в командировку за свой счет, то есть без выплаты суточных за каждый день нахождения в командировке. Размеры суточных должны быть установлены коллективным договором или иным локальным нормативным актом.

Помимо оплаты дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, за время пребывания в командировке сотруднику гарантируются средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Это означает, что заработная плата за время пребывания в командировке не должна быть меньше среднего заработка. Правила расчета среднего заработка установлены Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Учет рабочего времени ведется по унифицированной форме № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Время пребывания в служебной командировке отмечается в табеле буквой «К».

Обращаем внимание, что в случае нарушения трудового законодательства организация может быть привлечена к к административной ответственности в соответствии с п.1 ст.5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях: «нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток».

Подготовкой большинства из них должен заниматься кадровик. Однако, если такого нет в штате, эта обязанность ложится на вас, как на работодателя.

В нашей статье мы дадим на такие вопросы:

что такое командировка;

кого допускается отправлять в поездку, а кого – нет;

какие документы нужны для командировки и как их правильно составить и т. д.

Что такое командировка?

Командировкой является поездка штатного специалиста в иную местность с целью исполнения задания начальника. Место трудовой деятельности – это подразделение, где человек трудится на основании договора и (или) приказа о приеме на службу. Командировкой будет считаться поездка сотрудника из главного офиса в и наоборот.

Работа водителей, экспедиторов, курьеров связана с постоянным пребыванием в пути. Согласно статье 168.1 ТК РФ, такие работники также имеют право на возмещение собственных затрат, сопряженных с проездом и съемом квартиры (гостиницы). Составляя коллективный трудовой договор со своими работниками, вы должны четко выписать список работников, деятельность каких будет иметь разъездной характер.

Кого можно отправлять в командировку, а кого нельзя?

Согласно Трудовому кодексу, в поездку может быть направлен только штатный сотрудник вашей организации, с каким вы заключили контракт. Из этого правила есть исключения.

В служебную поездку нельзя отправить:

беременных;

несовершеннолетних (исключение – креативные сотрудники СМИ, театров, цирков, концертных учреждений, спортсмены-профессионалы);

людей, которые трудятся по ученическому договору.

Особый случай – женщины с детьми до 3 лет. Командировать такую категорию работников можно, но женщина должна дать на это свое согласие (в письменном виде). При этом поездка не должна быть противопоказана лечащим врачом. Согласно статье 259 Трудового кодекса, предприятия должен письменно уведомить сотрудницу о том, что она может отказаться от поездки. Все вышеупомянутое полностью относится к лицам, какие ухаживают за больными членами своей семьи и (или) имеют на иждивении детей-инвалидов (инвалидов детства).

Как оформляется отъезд внештатного сотрудника

Как мы уже отметили выше, в служебную поездку вы можете послать только служащего из штата. Но в ряде случаев нанимателю надо командировать сотрудника, с каким гражданско-правового характера. Таким документом, к примеру, может быть договор поручения либо подряда. В этом случае компания также может покрыть затраты человека, сопряженные с деловой поездкой. Разумеется, для этого затраты не только должны быть прямо связаны с данным поручением, но и доказаны документами. Работник должен предоставить квитанции и чеки.

В гражданско-правовом договоре должен быть отдельный пункт, касающийся возмещения затрат. Тогда ваш работник не будет платить с полученных денег НДФЛ, а вы – платить средства в различные внебюджетные фонды.

Важно: иногда налоговики относят «командировочные» внештатным сотрудникам к их доходу.

Как отстоять свою правоту перед проверяющими?

Используйте такие доводы. Если человек выполняет ваше задание, значит, он начал работать. А согласно статье 67 Трудового кодекса, в этом случае трудовой контракт считается заключенным, даже если он не имеет своей бумажной формы. Поэтому все претензии налоговиков являются беспочвенными. Стоить отметить, что так же считают и суды. И все же, чтобы избежать излишней волокиты, советуем заключать срочные трудовые контракты с внештатными сотрудниками на период их «командировки».

Сколько может длиться командировка?

Наименьший срок служебной командировки законодательство не определяет. Таким образом, вы можете командировать своего сотрудника даже на один день. Протяженность командировки определяется руководителем предприятия, с учетом объема, сложности и других характеристик поручения, данного рабочему.

День отъезда совпадает с датой отправки соответствующего транспортного средства. Если транспорт отправляется до 24.00, значит, день отъезда – эти сутки. В противном случае – следующие.

Документы для командировочного

Перед отправкой служащего в служебную поездку оформите следующие документы:

служебное задание (нужна форма Т-10а);

приказ о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 либо № Т–-а);

командировочное удостоверение (заполните форму № Т-10).

Служебное задание – это документ, который составляет начальник отправляемого в поездку сотрудника. Для этого он использует бланк, утвержденный Госкомстатом 5 января 2004 года.

Реквизиты документа такие:

ФИО и наименование должности сотрудника, которого направляют в командировку;

отдел, цех или иное подразделение предприятия, в котором трудится человек;

место отправки – государство, населенный пункт, наименование фирмы;

протяжность поручения, дата его начала и конца;

название фирмы, которая будет оплачивать командировочные;

основание, по которому работник был отправлен в служебную поездку.

Данный документ подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается фирмы. После этого кадровый отдел подготавливает приказ о направлении в служебную поездку.

По прибытию на место своей работы человек заполняет 11–й раздел документа, какой называется «Краткий отчет о выполнении задания». Отчет утверждается непосредственным начальником командированного. Служебное задание относится к документам строгой отчетности – оно должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. По окончании командировки служебное задание, авансовый отчет и удостоверение передаются для проведения оплаты.

Далее нужно составить другой документ – приказ о направлении в командировку. Для этого документа применяется форма № Т-9, если в служебную поездку отправляют одного человека и форма № Т-9а, если нескольких.

В приказе нужно указать такие данные:

ФИО и должность командируемого;

отдел, в каком он работает;

место командировки;

В приказе необходимо источник с которого сотруднику будут покрываться его затраты. Это может быть, как ваша фирма, так и принимающая сторона. Приказ подписывается директором фирмы. Командируемый должен посмотреть документ и тоже скрепить его подписью. Как и служебное задание, приказ хранится в архиве на протяжении 5 лет.

Командировочное удостоверение – это документ, на основании какого бухгалтерский отдел начисляет и платит суточные. Для удостоверения применяется бланк по форме № Т-10.

В специальном разделе удостоверения работник должен делать пометки в каждом из пунктов назначения о своем прибытии и убытии. Дальше эти отметки должны быть скреплены печатью компании, в какую послан человек.

Всегда ли надо оформлять удостоверение?

Без этого документа могут обойтись:

филиалы и заграничных фирм;

организации, какие отправляют своих работников в загранкомандировку. В этом случае даты заезда в страну и отъезда из нее указаны в загранпаспорте.

Без удостоверения можно обойтись и тогда, когда человек вернется на свое рабочее место в день отъезда. Как и остальные документы, удостоверение должно храниться в архиве на протяжении 5 лет. Вы должны регистрировать удостоверения в специально отведенном для этого журнале. Документы людей, приехавших в командировку из иных компаний, нужно регистрировать в другом журнале.

командировки гостиницы