• 30.07.2018 /
• 0 Коментарьев

Они были разработаны Центральным бюро нормативов по труду Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств. Межотраслевые нормативы имели ограниченный срок действия — до 1997 г., носили рекомендательный характер и использовались в качестве основы для разработки систем нормирования труда в организациях. Обратите внимание! Официальный срок действия Межотраслевых нормативов на работы по комплектованию и учету кадров истек Межотраслевые нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту сотрудника, занимающегося комплектованием и учетом кадров.

Как рассчитать нагрузку на отдел кадров

Они показывают, например, какое число работников за определенный период времени должен проверить сотрудник отдела кадров на предмет присутствия на рабочем месте. Нормированное задание для работников кадровых служб целесообразно формировать на основе анализа содержания выполняемых ими работ (функций), степени их повторяемости и других факторов. Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и заинтересованность отдельных работников в выполнении большего объема работ (функций), совмещении профессий и должностей при условии мотивации труда.

Какая численность положена на одного кадровика

Не ведется ни учет квалификации и численности специалистов, ни реальная оценка необходимых затрат рабочего времени. Ни для кого не секрет, что численность работников кадровой службы во многих компаниях определяется по личному усмотрению ее «первого лица». Правильность такого подхода оставим без комментария.
Так сколько кадровиков должно быть в компании, предположим, с численностью сотрудников 200 человек? Очень жаль, но придется вас огорчить. Мы не можем назвать конкретную цифру. Верный ответ придется искать вам самим, но… с нашей помощью. А начать придется с себя, т. е. с нормирования своего труда.
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ НОРМ ТРУДА Итак, совершенствование организации труда работников кадровых служб непосредственно связано с решением задач его регламентации (нормирования) во времени.

Численность сотрудников на 1 кадровика

Второй путь - исходим из численности персонала Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, нужно определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся: Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала.

Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации может как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.

Ставка кадровика

Какая нагрузка должна быть у кадровика и когда требовать доплаты

Межотраслевые укрупненные нормативы рабочего времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (1990 г.); Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.); Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.); Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.); Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.); Рекомендации по подбору подходящей работы рабочим, специалистам и техническим исполнителям (2000 г.); Рекомендации по определению штатной численности бюджетных организаций на основе нормативов по труду (2006 г.).
Нвр = Топ (1 + К /100) , где Нвр — норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч;Топ — нормативное значение времени на выполнение нормируемой работы (функции), установленное по Межотраслевым нормативам, чел.-ч;К — коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%. Например, норма времени на выполнение операции «Оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:Нвр = 0,46 (1 + 8: 100) = 0,50 чел.-ч.

Норма времени на процедуру «Оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятия одной копии с десятью записями в книжке составит:Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8: 100) = 0,864 чел.-ч.

Внимание

Постановлением Минтруда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 г. Численность сотрудников на 1 кадровика Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.

• постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г.

Форум Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное - у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны.

Следует отметить, что отдельные положения указанных документов устарели, некоторые из них утратили силу, поскольку имели ограниченный срок действия. Однако они и по сей день сохраняют свою актуальность. Давайте посмотрим, как на основе указанных типовых норм можно расчитать необходимую численность инспекторов по кадрам.

РАСЧЕТ ЧИСЛЕННОСТИ ИНСПЕКТОРОВ ПО КАДРАМ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ НОРМАТИВОВ При традиционном варианте работы кадровой службы инспектор в течение года выполняет все операции по учету и комплектованию кадров. Ниже приведены фрагменты нормативов времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих (таблица 1) и увольнении (таблица 2), содержащихся в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 (далее — Межотраслевые нормативы).

Поскольку нормативные акты, регламентирующие систему нормирования труда, пока не разработаны, положения указанных нормативов могут применяться и в настоящее время в качестве методического пособия при расчете и разработке норм времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы. При использовании данного документа следует иметь в виду, что в некоторой степени он устарел и не учитывает произошедших изменений в трудовом законодательстве, которые нашли отражение в функциональных обязанностях сотрудников отдела кадров. Поэтому предусмотренные в нем нормативы могут не охватывать весь спектр операций, производимых при приеме и увольнении работников.

Таблица 1 Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих Содержание работ при приеме сотрудников: 1.
Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч (70 чел.-ч). Тогда:Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.Принимаем Ч = 3 чел. Таким образом, число инспекторов составит три человека.

Практика свидетельствует о значительных затратах времени кадровиков на документальное обслуживание. Для нормирования типовых работ могут быть рекомендованы Нормы времени на работы по до-кументационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23. В кадровых службах (при традиционной структуре управления трудовыми ресурсами предприятия) может быть занято число табельщиков, которое определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени.

Приведем пример расчета их численности.

Первая же попытка найти норматив численности кадровиков отсылает нас к документу 1991 года «Межотраслевые нормативы времени на работы по укомплектованию и учету кадров». Эти нормативы ни разу не переиздавались, и хоть они до сих пор служат ориентиром для расчета нагрузки, явно устарели. Такие инструменты, как ПК на каждом рабочем месте, 1С и другое программное обеспечение, в 1991 году просто не могли быть учтены. Как же быть? Реальных путей решения задачи видится два.

Первый путь — нормирование труда

Это весьма трудоемкий процесс, но зато результат будет довольно точным и выраженным на языке цифр. А язык цифр руководители понимают хорошо. Итак, ?

1. Выделяем основные рабочие процессы. Важно не брать в расчет задачу целиком, а разбить ее на составляющие. Например, прием на работу состоит из копирования документов, введения информации в систему, составления трудового договора, ознакомления работника с локальными актами и так далее.
2. Определяем временные затраты на каждый процесс. Засекаем время, необходимое для получения требуемого результата работы. Время на выполнение каждой операции измеряется нормировщиком или лицом, которому поручено проведение нормирования.
3. Находим примерное количество описанных процессов за месяц или год. Среднее количество приемов, переводов, увольнений, больничных листов и так далее.
4. Умножаем численность операций на время их выполнения.

   Например, общее время, необходимое для оформления больничного листа, — 15 минут, среднее количество больничных в год — 50 штук. Итого: 15 х 50 = 750 минут, или 12,5 часов. Так поступаем по каждому направлению работы.

5. Добавляем время на незапланированные трудозатраты — консультирование работников, составление списков и т. д. В этом случае исходить нужно из реалий конкретной организации.
6. Полученное общее время в часах делим на 8 и получаем количество дней, необходимых для выполнения работы.

Для наглядности можно ознакомиться с образцом примерного расчета времени на прием нового сотрудника.

Применяя этот способ, нужно учесть перерывы при работе на компьютере, совещания, поездки по служебным делам, отпуска и болезни работников отдела кадров.

Достоинства

Убедительная картина, наглядно показывающая количество задач, выполняемых отделом кадров, а также их трудоемкость.

Недостатки

Невозможность точно спланировать объем будущей работы, из-за чего могут возникать погрешности. Разумно добавить к полученному результату дополнительное время на непредвиденные функции и форс-мажоры.

Второй путь — исходим из численности персонала

Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, нужно определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:

• оформление полисов ДМС и сопутствующих документов.

Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации может как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с , где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.

Как рассчитать текучесть кадров

Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.

Текучесть находится по простой формуле:

Кт = (Количество уволенных) х 100 / (Среднесп. Численность)

Пример:

За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:

Коэффициент текучести = 23 х 100 / 150 = 15,33.

Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.

Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:

1. Численность.
2. Текучесть.
3. Дополнительные функции.

При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.

Достоинства

Незначительные трудозатраты и возможность иметь временной запас человеко-часов для непредвиденных ситуаций.

Недостатки

Низкая точность и необходимость регулярно доказывать правильность расчета, т. к. наглядность результатов невысока.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

сколько кадровиков должно быть в организации, есть ли нормативы? У нас на предприятии 451 человек и я один кадровик. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Нормативы есть, но они носят для работодателя рекомендательный характер. Их можно взять за основу разрабатывая свои нормативы.

Пример расчета численности сотрудников кадровой службы см. в доп. материалах.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как определить штатную численность кадровой службы организации

По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Вместе с тем, для расчета численности тех или иных сотрудников могут применяться различные .

В частности, при расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78. В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Пример расчета численности сотрудников кадровой службы

Запланированная численность сотрудников «Альфы» – 500 человек.

Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР – 20, рабочих – 30), увольнять – 45, оформлять пенсию – 20.

На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты.

Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Н врi = Т опi × (1 + К: 100),

Т опi – норматив времени на единицу измерения;
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности.

Коэффициент К принят равным восьми (п. 1.7 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78).

Трудоемкость нормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Т i = Н врi × V i ,

Т i – трудоемкость нормируемых работ;
Н врi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
V i – объем работ за год.

Такой порядок установлен в пункте 1.8 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78.

Годовую трудоемкость нормируемых работ (Т н) на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т н = Т i1 +Т i2 +Т i3 +...+Т in

Трудоемкость ненормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т j = Н врj × V j ,

Т j – трудоемкость ненормируемых работ;
Н врj – нормы времени на выполнение работ, не предусмотренные сборником и установленные на основе местных нормативов методами нормирования труда;
V j – годовой объем работ, не предусмотренный сборником.

Такой порядок установлен в пункте 1.9 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78.

Годовую трудоемкость ненормируемых работ (Т нн) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Т нн = Т j1 + Т j2 +Т j3 +...+ Т jn

Т о = Т н + Т нн

Нормативную численность сотрудников кадровой службы (Ч) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Ч = Т о: Ф п,

Т о – общая годовая трудоемкость;
Ф п – полезный фонд рабочего времени одного работника за год – принимается в среднем равным 1 910 часам (п. 1.11 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78).

Годовая трудоемкость ненормируемых работ руководителя отдела кадров «Альфы» – 40 часов.

Общая годовая трудоемкость (Т о) составит 4 820 чел./ч (3 780 чел./ч + 40 чел./ч).

Итого нормативная численность сотрудников кадровой службы (Ч) по расчету составила два человека (4 820 чел./ч: 1 910 ч).

Если при этом на кадровую службу возложены обязанности по ведению воинского учета, необходимо сотрудников, занимающихся воинским учетом в организации.

Если же кадровая служба выполняет и функции службы охраны труда, необходимо дополнительно в организации на основании Межотраслевых нормативов, утвержденных постановлением Минтруда России от 22 января 2001 г. № 10.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Posted On 10.06.2018

Таблица 1

Во первый столбец заносим все виды работ, выполняемые кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами.

Считаем численность работников отделов кадров

Данные для столбца 4 вычисляете по формуле

Ч = То / Фп, где (3)

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Сколько бухгалтеров должно быть на предприятии?

Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно.

Штатная численность службы документационного обеспечения

Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?

Что влияет на количество бухгалтеров?

В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.

Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.

И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.

Определяем количество сотрудников бухгалтерии

Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.

В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?

Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!

Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии.

Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.

Автоматизация – королева эффективности

Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.

Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.

Глава 1. Кадровая служба – лицо компании

«…Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.

Если же вы мудро выбираете себе дело и людей, которые будут работать с вами, вы станете процветать».

(Уоррен Хельман)

Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г. ) (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.

Надо сказать, что с октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.

Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.

Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.

Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.

Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.

Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.

Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены чуть позже.

А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.

Рассмотрим структуру кадровой службы (отдела кадров).

Обычно, но не везде, во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу ). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.

Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.

Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78 (далее – Нормативы).

Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.

Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.

Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы. На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.

Юрашев произвел расчеты по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.

Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).

Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.

Так, п. 1.3 Нормативов указывает следующие работы:

1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;

2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;

3) оформление и учет трудовых книжек;

4) оформление документов по учету движения кадров;

5) составление статистической отчетности по учету личного состава;

6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;

7) работы по табельному учету;

8) работы в бюро пропусков;

9) работы в военно-учетном столе;

10) работы, связанные с АСУП;

11) прочие работы.

Согласно Нормативу норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

где Нвр – норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел. ч);

Топр – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Нормативу (чел. ч);

k – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т. д. (в %).

Юрашев получил следующее:

«На 100 работников – годовая трудоемкость только 4 работ составляет:

11,88 чел. ч – оформление отпусков;

19,7 чел. ч – оформление пенсии;

Нормируем работу кадровика, или Как посчитать численность отдела кадров

ч – увольнение;

26,64 чел. ч – прием на работу.

Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.».

Затем Юрашев определил «…один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров – текучесть персонала ».

«… g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20 % рабочих и 80 % служащих, то при k = 8 % и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:

Поскольку а – количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Юрашев считает, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек.

В случае, когда в компании 20 % служащих и 80 % рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:

Юрашев рассчитал численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20 % служащих и 80 % рабочих) используя следующую формулу

Таким образом, Юрашевым сделан вывод о том, что текучесть кадров влияет на численный состав кадровиков, а также вычислил, что лишь две работы (оформление приема и увольнения) требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27 % в месяц.

Можно только представить, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы (отдела).

Таблица 1. Нормативы времени, затрачиваемые на кадровые операции

В таблице перечислены не все операции, выполняемые сотрудниками кадровой службы (отдела), но представленный список уже кажется внушительным.

Таблица. 2. Примерные нормативы численности работников кадровой службы (отдела)

Представленные таблицы помогут кадровым работникам более рационально организовать свою работу.

Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу (отдел) нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер.

Можем вам со всей уверенностью сказать – ВЫ НЕ ПРАВЫ!

Иметь в структуре организации кадровую службу (отдел) или, на худой конец, специалиста по кадрам – это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации.

Успех любого дела зависит не только от новых идей или технологий. Главным секретом успеха является человеческий фактор. Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель – обеспечение организации добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей.

Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы (отдела):

1) полная и достоверная информация по каждому работнику;

2) знание потребности организации в новых работниках, в направлении на обучение и повышении квалификации работников;

3) конкретизация должностных обязанностей и уровня ответственности;

4) предупреждающие действия руководства организации по устранению негативных явлений (например, при высвобождении работников в случае сокращения штата);

5) и как главный аспект – отсутствие обращений в судебные и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой документации.

Численность персонала кадровой службы

Расчет численности работников отдела кадров

Для более эффективной работы компании выгодно сократить лишние и ненужные расходы, которые образуются в результате некоторых недочетов в политике управления организации.

Так основной проблемой в отделе кадровой службы ОАО «ЛУКОЙЛ» являются затраты по численности персонала. Самое дорогое для любых организаций это персонал. Практически 60% всех затрат уходит на людей, их обеспечение, продвижение по карьерной лестнице, социальную защиту практически все.

Для решения данной проблемы расчитаем с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.

Таблица 1

Расчет численности инспекторов по кадрам

Во первый столбец заносим все виды работ, выполняемые кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 4 вычисляете по формуле

Нвр = Топ (1 + K/100), где (1)

Нвр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;

Топ норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;

К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

В шестой столбец вносим данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Нврi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Vi объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, … , n виды выполняемых работ).

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле

Ч = То / Фп, где (3)

То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;

Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что в кадровой службе ООО «Лукойл» эта работа была распределена, между двумя специалистами, то есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.

Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то - старенький «386», а кого-то - все, что есть - это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других - все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих - дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.

Какая численность положена на одного кадровика

• отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);
• оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);
• нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;
• ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;
• заполнение контрольного листка по технике безопасности.
Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.

Как рассчитать нагрузку на отдел кадров

Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 годом. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны.

Нормативные требования к определению штатной численности кадровиков

Оформление трудового договора Одинработник 3.6.6табл. 35 0,24 0,26 69 17,94 16 Подбор резерва Одинчеловек 3.6.13табл. 42 0,17 0,18 7 1,26 17 Оформление приказа на поощрение работника Одинработник 3.6.19табл. 48 0,19 0,21 9 1,89 . . . . . . ИТОГО 196,46 Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых вашей кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 6 вычисляете по формуле Нвр = Топ (1 + K/100), где Нвр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч; Топ норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч; К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени.

Нормируем работу кадровика, или как посчитать численность отдела кадров

Нормативы численности работников по группе функций и в отдельности по каждой функции управления представлены в виде математических формул и таблиц, которые выражают их зависимость от наиболее существенных факторов, оказывающих решающее влияние на трудоемкость выполняемых работ. Такими факторами являются: списочная численность работающих в организации в среднем за год (Р); количество работников, принятых на работу и уволенных с работы в организации за год (Рт): количество работников, прошедших подготовку, переподготовку и повышение квалификации в организации за год (Рп). В качестве основного норматива (Нч) принимается укрупненный (п.

4.2, табл. 3). Поэтому значения численности, полученные по нормативам меньшей степени укрупнения (п. 4.3, табл. 4 и п. 4.4, табл.

Какое должно быть количество работников, ведущих кадровый учет?

Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие - только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются. Таблица 1 Итак, перечень работ - внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.

Определение нормативной численности работников кадровой службы

А теперь возьмем один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров - текучесть персонала. Определим текучесть персонала следующим образом. Пусть g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа.

Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам: 14,01 х -человек на 100 штатных единиц компании; 1910 70,05 х -человек на 500 штатных единиц компании.
Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР – 20, рабочих – 30), увольнять – 45, оформлять пенсию – 20. На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты. № п/п Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 Норматив времени на единицу измерения, Топi, чел. – ч Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, Нврi, чел. – ч Объем работ за год, Vi Трудоемкость нормируемых работ, Тi, чел. – ч 1. Оформление документов при приеме на работу рабочих Один сотрудник норматив 1 таблицы 1 0,46 0,50 30 15 2.

Как определяется численность работников на кадровика

Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной. А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.
Для начала нужно составить таблицу (образец). № п/п Вид выпол-няемых операций Единица изме-рения объема работ Пункт, таблица, номер норматива по сборнику Норматив времени на единицу изме-рения, чел.-ч Нормы времени на выпол-нение конк-ретного вида работы, чел.-ч Объем работ за месяц Трудо-емкость норми-руемых работ, чел.-ч 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Оформление документов при приеме на работу (служащих) Одинработник(служащий) 3.1табл. 1п.

Важно

Действующим законодательством не установлены обязательных для исполнения работодателем нормативов определения численности кадровых работников, в том числе для медицинских или иных организаций. При этом определено, что работникам гарантируются государственное содействие системной организации нормирования труда и применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором (ст. 159 ТК РФ). Самые важные изменения этого лета! Под нормированием труда понимается установление норм выработки, времени, нормативы численности и другие нормы.