Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации;

Эмблема организации или товарный знак;

Код организации;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

Код формы документа;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления или издания документа;

Адресат;

Гриф утверждения документа;

Резолюция;

Заголовок к тексту;

Отметка о контроле;

Текст документа;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Гриф согласования документа;

Визы согласования документа;

Оттиск печати;

Отметка о заверении копии;

Отметка об исполнителе;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка о поступлении документа в организацию;

Идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

«Наименование организации» , являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

«Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

«Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».

Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

С. – Петербург г. Аткарск Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В. М. Кочергину

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Коваленко О. М.

ул. Мира, д. 7, кв. 16,

г. Липки, Советский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

1) наименования должности лица, утверждающего документ;

2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО

Генеральный директор

ООО «Гранд»

Подпись Н. К. Климов

Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Резолюция.

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контракта к 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; « чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.

Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Отметка о постановке документа на контроль.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

«Текст» – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:

1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;

2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

От первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

От первого лица множественного числа (просим, направляем);

От третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:

Приложение: письмо Росархива от 10.02.2004 № 01-3/78 и приложения к нему, всего на 5л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают.

Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:

Приложение № 2

к приказу Минздрава России

03.05.2003 № 98.

В состав реквизита «подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

Например:

Исполнительный директор Личная подпись В. М. Семенов

ЗАО «Партнер»

или на бланке:

Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».

Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ЗАО «Партнер»

Личная подпись А.П. Рысков

24.03.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер.

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.

Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директор завода «Красная заря»

Подпись А.С. Аноненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Отметка о заверении копии документа.

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:

Ю.П. Кондратьева

248 75 39 или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.

1. Реквизит "Адресат" заявления включает сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, осуществляющего государственную услугу по предоставлению заинтересованным лицам сведений об объектах капитального строительства (в именительном падеже). Если предоставление сведений об объектах капитального строительства осуществляет территориальное подразделение указанного федерального органа исполнительной власти, то в реквизите "Адресат" дополнительно указывается его наименование в именительном падеже.

2. В реквизите "Заявитель" указываются все лица, заинтересованные в получении сведений об объектах капитального строительства. Реквизит "Заявитель" включается в текст заявления.

3. Наименование вида документа состоит из слов "ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ СВЕДЕНИЙ ОБ ОБЪЕКТАХ КАПИТАЛЬНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА".

4. Текст составляется от имени всех лиц, заинтересованных в получении сведений об объектах капитального строительства.

5. Заинтересованные лица заполняют заявление ручным (чернилами или пастой синего или черного цвета) или машинописным способом. В случае, если заявление заполнено машинописным способом, заявитель дополнительно в нижней части заявления разборчиво от руки (чернилами или пастой синего или черного цвета) указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью).

Связный текст заявления должен содержать просьбу выдать сведения об объектах капитального строительства в виде плана объекта недвижимости и (или) выписки из реестра. Формулировки связного текста должны быть логичны, максимально кратки и исключать возможность двоякого понимания содержания текста.

Для получения сведений об определенном объекте капитального строительства в заявлении указываются наименование объекта капитального строительства и его местоположение (адресный ориентир).

6. В анкете заявителя, оформляемой в виде таблицы, последовательно располагаются пронумерованные по порядку и идентифицированные по заявителям записи, содержащие сведения о:

Заявителе;

Реквизитах документа, подтверждающих право на получение сведений, отнесенных к категории ограниченного доступа;

Контактном телефоне заявителя;

Способе получения документов (лично или почтой);

Адресе для доставки почтой.

Если заинтересованными лицами в получении сведений об объектах капитального строительства является группа лиц, в реквизите "Заявитель" допускается указывать одного заявителя.

Реквизит "Заявитель" (графа "Заявитель" анкеты заявителя) включает:

Фамилию, имя, отчество (для физических лиц); полное наименование (для юридических лиц).

Для физических лиц: реквизиты документа, удостоверяющего личность (наименование, кем и когда выдан, серия и номер документа) и ИНН (при наличии); для юридических лиц: реквизиты документа о регистрации юридического лица (наименование, дата выдачи, номер документа, дата внесения записи в ЕГРЮЛ, номер записи в ЕГРЮЛ), ИНН и код ОКПО.

Адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания (область, город, улица, дом, корпус, квартира, в случае временной регистрации указать также и ее полный адрес) для физического лица или юридический и фактический адрес для юридического лица.

В случае подачи заявления доверенным лицом заявителя производится запись "по доверенности" и указываются сведения о доверенном лице, такие же, как и о заявителе. В случае подачи заявления полномочным представителем юридического лица производится запись "в соответствии с полномочиями" и указывается должность полномочного представителя. Дальнейшее заполнение соответствует отражению сведений о доверенном лице. В заявлении указывается документ, подтверждающий полномочия доверенного лица (наименование, номер и дата). В качестве документа, подтверждающего полномочия доверенного лица, допускается представлять доверенность на получение сведений об объектах капитального строительства, оформленную в простой письменной форме;

Наименование, дату и номер документа, подтверждающего право на получение сведений, отнесенных к категории ограниченного доступа;

Подпись заявителя.

В текст заявления включается адрес для доставки документов почтой (контактный). Отказ заявителя в указании контактного адреса должен быть отражен в тексте заявления.

Кроме этого, в тексте заявления должны быть указаны контактный телефон и способ получения документов: почтой (по контактному адресу) или лично (в федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем предоставление сведений об объекте капитального строительства).

Отметка о поступлении документа в организацию является служебным реквизитом и состоит из следующих простых реквизитов:

Слова "ЗАРЕГИСТРИРОВАНО";

Даты регистрации.

Регистрационный номер формируется из порядкового номера Книги учета выданных документов и номера записи о принятых документах. В качестве разделителя составных частей регистрационного номера применяется знак "-" (тире): 14/02-682.

Заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Реквизиты заявления

1. Наименование должности, фамилия и инициалы адресата - лица, которому адресовано заявление.

2. Наименование должности, фамилия и инициалы адресанта, т.е. составителя заявления.

3. Наименование вида документа (заявление).

4. Текст заявления (точное изложение просьбы, предложения).

5. Опись прилагаемых к заявлению документов (если имеются).

6. Личная подпись.

7. Дата составления заявления.

Основные требования к письменному оформлению заявления

1. В правом верхнем углу листа с отступом в треть строки в форме дательного падежа (кому? ) с прописной буквы указываются должность, звание (если имеется), инициалы и фамилия адресата.

2. Под адресатом с новой строки со строчной буквы в родительном падеже (кого? чье) с предлогом от или без него указывается должность, инициалы и фамилия адресанта.

Если заявление адресовано должностному лицу той же организации, в которой работает адресант, то он должен указать свою должность. Если заявление адресовано должностному лицу другой организации, то обычно заявитель указывает еще свой домашний адрес.

3. Наименование документа заявление пишется посередине новой строки со строчной буквы (в этом случае после слова заявление ставится точка ); с прописной буквы Заявление (в этом случае после слова Заявление точка не ставится) или печатается ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ: ЗАЯВЛЕНИЕ (ТОЧКА НЕ СТАВИТСЯ) .

4. Текст заявления содержит точное изложение просьбы и опись прилагаемых документов (если в этом есть необходимость) и начинается со слова Прошу (пишется с красной строки с прописной буквы) и обоснования этой просьбы. Для выражения просьбы или ее аргументации следует использовать лаконичные конструкции предложений и указывать точные и конкретные данные.

Просьба чаще всего выражается клишированной языковой формой Прошу + инфинитив (например, Прошу разрешить, Прошу допустить, Прошу предоставить, Прошу Вашего разрешения + на что? Прошу Вашего согласия + на что? ).

Аргументация просьбы обычно вводится следующими конструкциями: ввиду того что…; в связи с тем, что …; на основании того, что … (ставитсяОДНА ЗАПЯТАЯ: или перед союзом: Прошу…, ввиду того что…,в связи с тем что…; по причине того что…) или внутри союза Прошу … ввиду того, что…, Прошу …в связи с тем, что…; Прошу … по причине того, что…), потому что …; так как…; учитывая (что?) и т.д.

5. В качестве обоснования текста заявления может выступать перечень прилагаемых документов, о чем следует написать в заявлении с красной строки. В этом случае можно использовать клишированную фразу (например, К заявлению прилагается…) .

К слову Прошу не следует добавлять слова очень, убедительно и т. п. или выражение в конце заявления В моей просьбе прошу не отказать.

6. Личная подпись подающего заявление с указанием после него инициалов и фамилии располагается внизу справа под текстом заявления.

Заявление - это официальное сообщение в устной или письменной форме, в котором излагается определенное просьбе

По месту возникновения различают заявления внутренние и внешние которые бывают от организаций, учреждений (служебные) и личные. Во внешней личном заявлении обязательно указывается полный домашний адрес, а в служебной - полный почтовый и юридический адрес учреждения, предпр приятия. Во внутренней заявлении не являются обязательными изложены выше требования. В заявлении реквизиты рекомендуется располагать в такой последовательноститі:

1. Справа указывается название организации или учреждения, куда подается заявление (адресат)

2. Ниже в столбик - название профессии, место работы, фамилия, имя, отчество, адрес того, кто подает заявление (если заявление адресуется к той организации, где работает автор, не нужно указывать домашний ад. ГРЭС, а достаточно назвать должность и место работы или структурное подразделение).

3. Еще ниже посередине строки пишется слово. Заявление с большой буквы и не ставится точка

4. С большой буквы и с абзаца начинается текст заявления, где четко излагается просьба с коротким его обоснованием

5. После текста заявления слева помещается дата, а справа - подписи писала заявление

В сложной заявлении также приводятся сведения о том, какие именно документы приложены к заявлению в подтверждение правомерности высказанного в ней просьбы (документы перечисляются после основного текста перед п подписью.

Заявление пишется собственноручно в одном экземпляре. Образцы заявлений:

Гэнеральному директору. МИМ-Киев. Коваленко. В. П. Ткаченко. Надии. Ивановны. Заявление

. Прошу зачислить меня слушателем программы"Магистр бизнес-ад-нистрування"с 1 сентября 2011 на дневную форму обучения. С условиями поступления и обучения ознакомлена

23082011. Подпись

Г олове. Государственного комитета статистики Украины. Головку. С. В

. Конончук. Г . Алина. Ивановны, проживающей по адресу:. Вулпе. Сагайдачного, 8, кв 14, г.. Киев 04118 . Заявление

. Прошу назначить меня на должность бухгалтера II категории в финансовый отдел с 4 января 2011. Приложение:

2) копия диплома;

3) автобиографа

02012011. Подпись

. Главному редактору газеты"Именем закона"Вавировському. М. М ответственного секретаря. Назаренко. Елизаветы. Петровны. Заявление

. Прошу предоставить мне отпуск с 18 декабря 2003 года по 18 декабря 2006 по уходу за ребенком

17122003

Запомните! . Назначить

назначить на должность назначить пенсию назначить зарплату назначить лечение назначить свидание назначить заместителем

. Подпись

. Принимать

принять мяч на голову принимать в наследство принимать решения принимать присягу принимать сватов принимать заказы принимать дела принимать бой принимать удар на себя принимать всерьез принимать зачет пр рийматы парад принимать на робот

6 из АВТОБИОГРАФИЯ

Автобиография - это описание своей жизни. Этот документ характеризуется незначительным уровнем стандартизации. Главные требования при его написания - полнота нужных сведений и лаконизм изложения. В автобиог графии обязательно указываютсять;

1. Название документа

2 . Фамилия, имя, отчество

3. Дата рождения

4. Место рождения (город, село, поселок, район, область, страна)

5. Сведения об обучении (полное наименование всех учебных заведений, в которых пришлось учиться)

6 и ведомости о трудовой деятельности (кратко, в хронологической последовательности названия мест работы и должностей)

7. Сведения о общественную работу (все ее виды)

8. Краткие сведения о составе семьи (отец, мать, муж, жена, дети)

Заголовок (Автобиография) пишется посередине строки, чуть ниже верхнее поле. Каждое новое сообщение следует начинать с абзаца. Дата написания относится слева под текстом, подпись автора - справа. Ав втобиография имеет две формы: автобиография - рассказ с элементами описания и характеристикой упоминаемых в ней людей, автобиография - документ с точным представлением фактетів.

Автобиография - обязательный документ личного дела

Образец автобиографии:

. АВТОБИОГРАФИЯ. Я,. Максименко. Тарас. Вячеславович, родился 13 декабря 1971 года в г.. Киеве

1978 пошел в первый класс средней школы № 185 г.Киева. После окончания 9 классов 1985 поступил в. Юридического лицея г.Киева, который закончил 1987 с золотой медалью

1988 поступил на юридический факультет. Киевского национального университета имени. Тараса. Шевченко. За время обучения в университете был старостой группы

1993 окончил полный курс упомянутого университета по специальности"Правоведение"После окончания университета присвоена квалификация юриста. С сентября 1993 года работаю юристом в. Международном фон нии"Возрождение "г.. Киеверодження" м.. Києва.

. Состав семьи 7:

жена -. Максименко. Надежда. Ивановна, 1973 года рождения, учительница украинского языка и литературы средней школы № 38 г.Киева;

Деловые документы личного характера. Личное заявление – особенности составления и оформления

Как известно, все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документы личного характера включают в свой состав :

Умение правильно составлять и оформлять деловые документы личного характера, связанные с профессиональной деятельностью не менее важно, чем правильное составление и оформление официальных деловых документов.

Личное заявление: понятие, реквизиты, образцы оформления

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Отсутствие указания в обращении на нарушения прав и интересов обратившихся является основным критерием отличия заявления от жалобы.

В настоящее время не существует требований ГОСТ, регламентирующих правила оформления заявлений. Эти документы, по форме, являются условно-произвольными. Тем не менее, существует несколько разновидностей личных заявлений по расположению реквизитов: в соответствии с существующими типами делопроизводства – угловые и продольные.

Личное заявление выполняется от руки или с помощью технических средств. Личные заявления также могут выполняться на бланке с трафаретным текстом. Как правило, в крупных организациях формы личных заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении очередного отпуска.

Здесь представлены образцы оформления личных заявлений (о приеме на работу, об увольнении по соглашению сторон, о предоставлении очередного отпуска).

Заявление о приеме на работу – вид обращения гражданина об устройстве на работу в ту или иную организацию (на предприятие). И хотя законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданином такого заявления, на практике оно используется довольно часто. Необходимость такого заявления объясняется сложившейся практикой и некоторыми нормативными актами.

Так, в Указе Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.

Правильно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты :

• адресат (при обращении к должностному лицу указывают его должность, фамилию в дательном падеже и инициалы);
• автор заявления (с указанием адреса места жительства для заявления о приеме на работу);
• наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ (слово «заявление» может быть написано полностью прописными буквами или иметь только первую букву прописной без точки в конце; допускается, но считается устаревающим способ записи строчными буквами с точкой в конце);
• текст (в заявлении о приеме на работу необходимо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник; если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п., - это также пишется в тексте заявления);
• подпись;
• дата (указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» или после текста заявления от границы левого поля).

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). В таком случае все приложения, нумеруя, указывают в заявлении.

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения, которое выражается резолюцией. Заявление с резолюцией является основанием к изданию приказа или другого документа , например, приказа о приеме на работу, приказа о проведении проверки, письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса.