При работе с бухгалтерскими программами пользователь, как правило, сталкивается с понятием субконто. Рассмотрим, что это такое и как может быть использовано при анализе информации, содержащейся в базе данных.

Что такое субконто в бухгалтерии

Все данные об объектах учета распределяются по соответствующим бухгалтерским счетам. Некоторые из счетов, в свою очередь подразделяются на субсчета, что дает дополнительную возможность для проведения анализа. Однако во многих случаях разделения только на счета и субсчета бывает недостаточно.

Например, к счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета: «Основные материалы», «Вспомогательные материалы», «Инструмент» и т.д. Но на крупных предприятиях каждая из этих групп может содержать тысячи и даже десятки тысяч позиций, находиться на разных складах и т.п.

Для того, чтобы можно было провести более глубокий анализ данных по тому или иному счету, и используются субконто. Можно сказать, что это самый «нижний» аналитический уровень в иерархии: счет – субсчет – субконто.

Виды субконто

Эти виды зависят от того, по какому счету требуется детализация. В бухгалтерских программах они содержатся в специальных справочниках, откуда их можно выбирать при настройке счетов.

Как правило, для счета (субсчета) предусматривается открытие не более 3-4 субконто. В большинстве случаев этого достаточно.

Например, для всех субсчетов счета 10 «Материалы» обычно используют следующие субконто:

1. Склад.
2. Материально-ответственное лицо.
3. Номенклатура.

Несколько уровней аналитики по субконто нужны не всегда, это зависит от специфики тех объектов учета, информация о которых содержится на счете. Например, для счета 70 «Расчеты по оплате труда» используют два субконто:

1. Работники.
2. Виды начислений.

Некоторые субконто могут использоваться для группы счетов, например, «Работники» для счетов 70,71,73 или «Контрагенты» для счетов 60,62,76.

Другие же могут быть отнесены только к конкретному счету, например, «Направления использования прибыли» – только к счету 84.

Анализ субконто

Использование субконто позволяет получить максимально полную детализацию информации, содержащейся на счете.

Например, если речь идет о материалах, то можно увидеть их движение в разрезе складов или по материально-ответственным лицам.

Информацию по счетам, показывающим состояние расчетов (60, 62, 76) можно разделить по контрагентам и далее по договорам и отгрузочным документам.

Для получения данных в том или ином разрезе нужно выбрать в настройках соответствующее субконто.

Кроме того, с использованием субконто можно получить информацию о каком-либо объекте, содержащуюся на всех счетах. Например, контрагент является для предприятия и поставщиком, и покупателем. Выбрав его в настройках отчета, можно собрать данные со всех счетов, где отражаются операции по этому контрагенту и показать сводную информацию о состоянии расчетов.

Вывод

Субконто в бухгалтерских программах используется для детализации информации, содержащейся на счетах. Их использование существенно упрощает анализ данных, содержащихся в информационной базе

Виды субконто

Определение:
В "1С:Бухгалтерии 8" под субконто понимается объект аналитического учета. Под видом субконто понимается множество однотипных объектов аналитического учета, из которого выбирается объект .

Определение:
В качестве вида субконто могут устанавливаться справочники, виды документов и другие объекты конфигурации "1С:Бухгалтерии 8". Для бухгалтерского учета используются общие виды субконто, доступные из меню "Предприятие" › "Планы счетов" › "Виды субконто (бухгалтерский и налоговый учет)" .

"1С: Бухгалтерия 8" поставляется с предопределенным списком видов субконто, в дополнение к которому пользователь может вводить новые виды субконто.

Новый вид субконто создается обычным для системы "1С:Предприятие 8" способом - с помощью кнопки ("Добавить" ) в форме списка субконто добавляется новая запись. После этого следует указать наименование нового вида субконто (в колонке "Наименование" формы списка) и выбрать тип значения нового вида субконто (в колонке "Тип значения" ).

Тип значения нового субконто выбирается в специальном окне "Редактирование типа данных" (вызывается нажатием на кнопку выбора в текущей записи, в правой части колонки "Тип значения" ).

Здесь следует указать вид субконто (простой или составной) установкой или сбросом соответствующего флажка в верхней части специального окна.

Ниже приведен список объектов, которые можно использовать в качестве субконто (виды документов, справочников и др.). В этом списке нужно указать те виды объектов, из которых можно будет выбирать значения субконто: для простого субконто можно будет указать только один вид объекта, а для составного - произвольное количество видов объектов.

Замечание:
В "1С:Бухгалтерии 8" виды субконто используются в качестве реквизитов различных документов. Если субконто составное, то ввод значения реквизита проводится в два этапа: на первом этапе выбирается вид объекта, а на втором этапе - значение объекта. Реквизит вводится обычно в поле формы документа. Для заполнения поля используется кнопка в правой части поля документа, на первом этапе она имеет вид ("выбор типа" ), а на втором этапе - имеет вид ("выбор конкретного значения" ) .

Как уже говорилось, в плане счетов для каждого счета может быть установлен признак ведения аналитического учета по трем видам субконто. Эти признаки устанавливаются путем введения соответствующих записей в таблице "Виды субконто" формы счета.

Для каждого вида субконто могут быть установлены дополнительные признаки:

• учет только оборотов - это целесообразно в случае, когда учет остатков по субконто не имеет смысла, например для вида субконто "Статьи затрат" ;
• суммовой учет - это целесообразно в большинстве случаев.

В 1С:Бухгалтерии используется два плана счетов. Первый план счетов - это План счетов бухгалтерского учета, второй - План счетов налогового учета (по налогу на прибыль).

План счетов.

Получить доступ к планам счетов и к дополнительным функциям, касающимся планов счетов, можно в меню Предприятие > Планы счетов .

Для того, чтобы открыть , воспользуемся командой Предприятие > Планы счетов > План счетов бухгалтерского учета.

Как мы уже говорили, План счетов бухгалтерского учета соответствует Плану счетов, рекомендованному законодательно. Если вы знакомы с Планом счетов и Инструкцией по его применению , вы не встретите ничего необычного в плане счетов 1С:Бухгалтерии.

Счета делят на забалансовые (зачисление средств на счет происходит по дебету, списание - по кредиту, бухгалтерская запись состоит из одного счета) и балансовые (бухгалтерские записи состоят из двух счетов, корреспондирующих друг с другом по дебету и по кредиту).

Балансовые счета делятся на активные (А), пассивные (П) и активно-пассивные (АП). Данная характеристика счета определяет его отношение к Бухгалтерскому балансу, порядок формирования записей по счету, порядок формирования остатков по счету. Кстати, все забалансовые счета в 1С:Бухгалтерии являются активными, но это, конечно, не признак отношения счета к балансу, а лишь указание на то, каким образом организовано движение средств по счету.

Говоря о балансовых счетах, напомним, что активные счета отражаются в активе Баланса, пассивные счета - в пассиве, активно-пассивные счета обычно имеют несколько субсчетов, по некоторым из которых формируется дебетовое сальдо (то есть - активных), по некоторым - кредитовое (то есть - пассивных). В итоге, если попытаться "свернуть" показатели остатков субсчетов для отражения их в основном счете - окажется, что счет будет иметь так называемое развернутое сальдо - то есть он будет иметь и дебетовое и кредитовое сальдо. Поэтому активно-пассивные счета имеют "представительства" и в активе - в виде активных субсчетов, и в пассиве - в виде субсчетов пассивных.

Если вы недостаточно четко представляете себе сущность активных и пассивных счетов - мы можем порекомендовать вам обратиться к нашему предыдущему курсу, посвященному основам бухгалтерского учета.

Яркий пример активного счета - счет 50 "Касса".

Обратите внимание на то, что в свойствах счета установлен флаг Запретить использование в проводках . Этот признак обычно устанавливается для счетов, которые имеют субсчета - в проводках используются субсчета, а счет выполняет агрегирующую функцию.

На рисунке ниже вы можете видеть форму субсчета 50.01 "Касса организации". В 1С:Бухгалтерии субсчета нередко называют просто счетами.

Этот счет можно использовать в проводках, он подчинен счету 50 и, как и главный счет, является активным.

Типичный пассивный счет - счет 80 "Уставный капитал".

Типичный активно-пассивный счет - 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Типичный забалансовый счет - счет 004 "Товары, принятые на комиссию".

Контрарные и дополняющие счета в 1С:Бухгалтерии не выделяют особым образом. Так, счет 02 "Амортизация основных средств" считается пассивным, однако логика его использования не отличается от обычной - основные средства отражаются в балансе по остаточной стоимости, которая равна первоначальной стоимости объекта ОС, хранящейся на счете 01 (в разрезе соответствующего субконто) за вычетом суммы накопленной амортизации.

В плане счетов вам встретится один необычный счет, назначение которого в первый момент может показаться непонятным. Это счет с кодом 000 "Вспомогательный счет". Этот счет балансовый, активно-пассивный, не имеет субсчетов и субконто. Он используется для ввода начальных остатков , корреспондируя с различными счетами по дебету или по кредиту. Немного ниже, рассматривая особенности ввода начальных остатков по различным счетам, мы поработаем с этим счетом.

Изучая план счетов, можно заметить, что каждый счет может иметь до трех субконто. Выше мы занимались настройкой аналитического учета по различным счетам. Например, у субсчетов счета 55 есть субконто Статьи движения денежных средств , у счета 60 и его субсчетов - есть субконто Контрагенты , Договоры , Документы расчетов с контрагентами .

При необходимости План счетов можно дополнять собственными счетами и субсчетами, управлять аналитическими разрезами.

План счетов налогового учета (Предприятие > Планы счетов > План счетов налогового учета (по налогу на прибыль) ) подчинен целям учета налога на прибыль. Поэтому в нем нет некоторых счетов, которые не влияют на расчет налога на прибыль организаций.

Как видите, здесь нет, например, счета 19.

Как и счета бухгалтерского учета, счета налогового учета могут иметь до трех субконто. Сейчас давайте рассмотрим некоторые подробности о работе с субконто.

Виды субконто.

Виды субконто, которые можно назначать счетам, хранятся в плане видов характеристик Виды субконто хозрасчетные (Предприятие > Планы счетов >Виды субконто (Бухгалтерский и налоговый учет) ).

Планы видов характеристик используются для описания и хранения видов характеристик объектов аналитического учета. В нашем случае здесь хранятся виды характеристик субконто. Каждый вид имеет наименование (например - Номенклатура ) и тип значения (например - Справочник ссылка: Номенклатура ).

План видов характеристик предназначен для того, чтобы указать на то, какие субконто могут использоваться для организации аналитического учета. По умолчанию в данном плане предусмотрено достаточно много видов характеристик, однако на практике может возникнуть необходимость расширить список видов характеристик. Например - для того, чтобы организовать аналитический учет по объектам, которых нет в списке по умолчанию.

Новые элементы планов видов характеристик создаются так же, как создаются новые элементы справочников и других объектов. При создании нового элемента для него нужно указать наименование и тип - а в качестве типа может быть использован любой из доступных типообразующих объектов (справочник, документ, перечисление).

В механизме создания видов субконто предусмотрена ситуация, когда нужно организовать аналитический учет по объектам, для которых не существует встроенных типов данных. Для таких целей предусмотрен специальный справочник, который называется Субконто . Этот справочник может содержать элементы, подчиненные элементу плана видов характеристик Виды субконто хозрасчетные .

Для того чтобы добавить в систему новый вид субконто, следует создать новый элемент плана видов характеристик, выбрать для него в качестве типа значения Справочник ссылка: Субконто , после чего перейти в справочник Субконто (по кнопке Перейти > Субконто в главном меню списка плана) и создать в справочнике нужные элементы (то есть те элементы, по которым вы хотите организовать аналитический учет с использованием нового вида субконто), подчиненные созданному в плане новому виду. Вышеописанные действия проиллюстрированы на рисунку ниже.

Установка соответствия счетов налогового и бухгалтерского учета

В системе предусмотрено автоматизированное заполнение бухгалтерских операций налогового учета на основе операций бухгалтерского учета. Для настройки соответствия счетов налогового и бухгалтерского учета можно воспользоваться документом Установка соответствия счетов БУ и НУ (Предприятие > Планы счетов > Установка соответствия счетов бухгалтерского и налогового учета ). Для того, чтобы система заполнила документ значениями по умолчанию, можно выбрать команду Заполнить > По умолчанию в панели инструментов табличной части документа.

Документы вышеописанного вида формируют записи по регистру сведений Соответствие счетов БУ и НУ (Предприятие > Планы счетов > Соответствие счетов бухгалтерского и налогового учета ).

На рисунку ниже вы можете видеть форму документа и регистра сведений, о которых мы говорили.

Контроль за правильностью проводок

Для настройки автоматического контроля за правильностью проводок предназначен регистр сведений Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета . Его можно вызвать из уже знакомого вам меню Предприятие > Планы счетов. Регистр заполняется описаниями проводок, которые системе следует считать корректными. Элементы регистра содержат описания проводок в формате Дхх Кzz, где xx и zz - номера счетов.

Регистр позволяет создавать правила проверки, которые могут быть использованы для проверки большого количества проводок. Например, можно указать счет лишь по дебету - тогда система признает корректными все проводки, где указанный счет дебетуется.

Табло счетов.

Из меню Предприятие > Планы счетов можно вызвать два табло счетов - одно для счетов бухгалтерского учета, второе - для счетов налогового учета. Табло предназначены для оперативного контроля за наиболее важной информацией по счетам.

В одной из предыдущих статей мы с вами рассмотрели понятие плана счетов бухгалтерского учета . В том числе выяснили, что бывают так называемые аналитические счета, наряду с субсчетами применяемые для ещё большей детализации ведения учета.

Тут была важная часть статьи, но без JavaScript её не видно!

Самих видов субконто достаточно много. Некоторые из них можно видеть на рисунке ниже.

Особенности работы с субконто в 1С Бухгалтерии

Теперь давайте посмотрим, как не наделать ошибок при работе с в 1С Бухгалтерии. Для начала приведу простой пример документа, в котором требуется указывать значения субконто. Документ типа Ручная операция приведён на скриншоте ниже.

На рисунке видно, что у всех указанных в проводках счетах есть только одно субконто. Кстати говоря, в 1С Бухгалтерии там, где требуется указывать субконто, они часто могут обозначаться как Субконто 1,Субконто 2, Субконто 3 . Такое, как правило, имеет место в табличных частях, вроде той, что показана на рисунке выше.
А вот ещё пример заполнения субконто. На этот раз это одна из вкладок Авансового отчета .

Здесь также указано только Субконто 1.

Иногда требуется указывать не само значение субконто, а вид субконто . То есть, например, не конкретного контрагента, а тип субконто "Контрагенты". На скриншоте ниже приведёт фрагмент отчета Анализ субконто . Поскольку программа сама не знает о каком конкретно субконто хочет получить информацию пользователь 1С Бухгалтерии, то требуется указать этот параметр.

В данном примере указаны два вида субконто: Номенклатура и Склады (просто вид , а не конкретные значения).

Поля субконто в документах

Отдельно стоит сказать про заполнение значений субконто в документах. Причем я имею ввиду не табличные их части, как в примерах выше, а обычные поля. Разница лишь в том, что в данном случае вовсе не написано, что это субконто — поле как поле. Пример из задачи моего учебного курса 1С Бухгалтерии 8 приведён ниже.

Конечно, с первого взгляда никак не узнать, что это те самые поля субконто. Однако если взглянуть на План счетов , то все становится понятно.

Важно запомнить: Указанные значения субконто используются при проведении документа , поэтому не следует оставлять такие поля пустыми (за исключением особых случаев).

Субконто – это специфическое для программы 1С: Бухгалтерия понятие, обозна­чающее объект аналитического учета. Например, при начислении заработной платы субконто по счету 70 «Расчеты с сотрудниками по оплате труда» – это отдельные сотрудники, которым заработная плата была реально начислена: Иванов Иван Иванович, Петров Пётр Петрович и т. д. При оприходовании материалов субконто по счету 10 «Материалы» – это наименования отдельных материалов: цемент, песок, известь, бензин и т. д., субконто по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – это названия конкретных организаций, перед которыми возникла задолженность при получении материалов: , АО «Монолит» и т. д.

Вид субконто – это обобщающее название отдельных объектов аналитического учета и их групп. Например, вид субконто по счету 70 «Расчеты с сотрудниками по оплате труда» – Сотрудники, по счету 41 «Товары» – Номенклатура, по счету 20 «Основное производство» – Виды деятельности.

Таблица 1: Примеры соответствия субконто и видов субконто

Виды субконто исполь­зуются для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам. Виды субконто вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначить бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов дан­ных. Количество видов субконто для каждого счета (то есть количество разрезов аналитики по каждому счету) в стандартной версии не может быть бо­лее трех.

Состав видов субконто определяется требованиями нормативных до­кументов и возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объ­ектов аналитики для составления отчетности и для внутренних целей предприятия. Виды субконто в типовой конфигурации имеют тип пере­числений и справочников.

Виды субконто, имеющие тип перечисления, предназначены для ведения аналитического учета по фиксированному набору значений, которые не могут изменяться пользователем. Набор значений перечислений определен нормативными документами. Примерами перечислений являются виды субконто Платежи в фонды, Варианты реализации, Прибыли и убытки и ряд других.

Справочник – это объект программы 1С: Бухгалтерия, позволяющий пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде иерархического списка (древа).

Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах. Информация хранится в виде записей, все узлы дерева хранят записи одной структуры, содержащей различные величины. Набор этих величин для каждого справочника произволен за исключением двух строковых величин: кода объекта и значения объекта.

Код объекта является уникальным для данного справочника и позволяет ссылаться на этот объект из других мест программы. При добавлении нового объекта код объекта формируется автоматически, поэтому не следует изменять предлагаемых кодов, чтобы не нарушить их уникальности.

Значение объекта – это произвольная строка, введенная пользователем (обычно это название объекта). Для каждого объекта хранится история изменений значения этого объекта. Список доступных пользователю справочников определяется на этапе настройки конфигурации задачи и впоследствии не изменяется, однако пользователь может редактировать существующие справочники, добавляя и убирая из них информацию.

Субконто является элементом справочника. Например, учет за­долженности предприятия перед покупателями и заказчиками обязательно ведется, согласно нормативным документам, отдельно по каждому покупа­телю и заказчику. В программе 1С: Бухгалтерия такой список покупате­лей и заказчиков (предположим, что это только организации) будет назы­ваться видом субконто Контрагенты, а любая организация из этого списка – Субконто.

При выполнении над справочником различных задач (выбора, редактирования и т. д.) пользователю могут быть доступны различные наборы полей записей из справочника. Доступность полей определяется на этапе настройки конфигурации задачи, однако код и значение объектов доступны пользователю всегда.

Пользователь может работать со справочником, используя:

Меню «Действия»;

Панель инструментов;

Контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопкой мыши на строке справочника. Результат действия при выборе из контекстного меню может зависеть от выбранной строки;

Клавиатурные эквиваленты действий.

Большинство справочников позволяют разбивать элементы на группы и подгруппы. Группы используются не только для удобства хранения и поиска элементов, но и для получения дополнительного анализа, поэтому разбиение на группы крайне важно. Для ввода новой группы в справочник необходимо вначале открыть группу, в которую будет добавлена вложенная группа. Пользователь задает добавление одним из следующих способов:

В меню Действия выбрать пункт Новая группа;

Нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новая груша;

Нажать кнопку Новая группа на панели инструментов;

Нажать комбинацию клавиш Ctrl + F9.

Для ввода нового элемента в справочник необходимо вначале открыть груп­пу, в которую будет добавлен элемент. В зависимости от навыков, вкуса и привычки пользователь задает добавление одним из следующих способов:

В меню Действия выбрать пункт Новый;

Нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Новый;

Нажать кнопку Новая строка на панели кнопок;

Нажать клавишу Insert.

Часто пользователь забывает открыть группу, в которую нужно добавить но­вый элемент, и элемент попадает в справочник без группировки. Бывает, у элемента меняется группа в процессе работы или просто обычная невнима­тельность пользователя приводит к тому, что элемент находится не в той группе. Элемент можно перенести следующей последовательностью действий:

1. В таблице выбрать элемент или группу, которую требуется перенести.

2. В дереве выбрать группу, куда требуется перенести.

3. Выбрать пункт Перенести в другую группу из меню Действия главного меню программы или нажать кнопку Перевести в другую группу на панели инст­рументов или комбинацию клавиш Ctrl + F5.

Очень часто пользователь становится в тупик, когда ему необходимо отредактировать строку справочника. Пользователь имеет дело со справочником либо в окне справочника, вызванном из меню Справочники, либо в режиме выбора элемента из спра­вочника. В первом случае открыть выбранный элемент для изменения можно нажатием клавиши Enter, во втором – комбинацией клавиш Shift+Enter. В обоих случаях можно просто нажать кнопку Изменить на панели инструментов справочника. Для сохранения изменений следует нажать на кнопку Записать на панели кнопок.

Когда справочник предлагается пользователю для выбора элемента из него, на панели инструментов появляется еще одна кнопка – Выбрать, поэтому выбирать можно одним из следующих способов:

Нажать кнопку Выбрать на панели кнопок;

Дважды щелкнуть мышью;

Нажать клавишу Enter.

Удаление элементов из справочника происходит в два этапа: вначале происходит пометка элементов, подлежащих удалению, а затем непосредственное удаление объектов.

Пользователь помечает эле­мент на удаление одним из следующих способов:

В меню Действия выбрать пункт Пометить на удаление ;

Нажатием правой клавиши мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт Пометить на удаление ;

Нажать кнопку Пометить на удаление на панели кнопок;

Нажать клавишу DELETE.

Для непосредственного удаления объектов следует дать команду Операции 4 Удаление помеченных объектов . Поскольку элементы справочников входят в качестве субконто в бухгалтер­ские операции, то удалить элемент из справочника без предварительно контроля программа не позволит. В режиме Удаление помеченных объек­тов программа после контроля удалит элемент или предупредит о невоз­можности удаления элемента из справочника со ссылкой на операцию или другой объект, использующий данный элемент.

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ра­боты с программой при заполнении операций и документов. Тем не менее, некоторые справочники целесообразно заполнить заранее. До начала рабо­ты с документами заполните справочник Банковские счета.

Так как справочник Валюты доступен в документах только для выбора, поэтому его также необходимо заполнить заранее.

Справочники Подразделения и Виды деятельности также заполняются предварительно, так как их данные требуются при заполнении других справочников.

Справочник Договора нельзя заполнить до тех пор, пока не введен хотя бы один элемент в справочник Контрагенты.

Остальные справочники можно заполнять в произвольном порядке.