Учимся работать с бухгалтерскими отчётами: Анализ счёта (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

Немногие бухгалтеры (особенно начинающие) знают и пользуются всеми возможностями бухгалтерских отчётов в 1С.

Давайте учиться

В этой статье на сквозном примере разберём работу с "Анализом счёта" в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0).

Внимание, это урок - повторяйте все мои действия в своей базе (у вас только организация и период будут другими).

Итак, поехали!

Заходим в раздел "Отчёты" и выбираем пункт "Анализ счёта" ():

В открывшемся отчёте указываем период (у меня это будет весь 2013 год), счёт (будем исследовать 10 счёт "Материалы") и организацию (у меня это будет Конфетпром), жмём кнопку "Сформировать ":

И что мы видим?

К примеру, какао порошок поступил в количестве 3 000 кг на сумму 221 195, 83 рублей, а был списан в количестве 200 кг на сумму 14 746, 39 рублей:

Раскрываем поставщиков и статьи затрат

А давайте выясним от каких поставщиков он поступил и на какие статьи затрат был списан.

Для этого зайдём в настройки отчёта (кнопка "Показать настройки"):

Перейдём на закладку "Группировка по кор. счету" и нажмём кнопку "Добавить":

Добавим два счёта 60 и 20 и укажем у них субконто как на рисунке:

Нажмём кнопку "Сформировать" и увидим, что какао порошок нам поставили два контрагента "Divuar Cacao company" и "Таможня Брест-литовск". А 200 кг были списаны на "Материальные расходы основного производства":

Делаем отбор по какао порошку

Теперь сделаем так, чтобы в отчёте остался только какао-порошок, раз уж мы работаем именно с ним.

Снова заходим в настройки отчёта, вкладка "Отбор". Ставим галку "Номенклатура" и в поле "Значение" выбираем "Какао порошок":

Переформируем отчёт, готово:

Оставляем только количество

А теперь было бы здорово оставить в отчёте только количество порошка, убрать суммовой эквивалент.

Для этого перейдём на вкладку "Показатели" в настройках отчёта и снимем галку "БУ (данные бухгалтерского учета)", при это оставим галку "Количество":

Нажмём кнопку "Сформировать" и вуаля:

Выводим единицы измерения

А что если прямо в отчёте рядом с материалом выводить единицу его измерения?

Давайте перейдём на закладку "Дополнительные поля" и нажмём кнопку "Добавить":

Выберем поле "Номенклатура"->"Единица":

Сформируем отчёт:

И увидим желанные "кг":

Другие возможности

Я не буду повторяться про возможности общие с остальными бухгалтерскими отчётами (оформление, сдача в архив, отправка по почте и другие). О них вы сможете прочитать в уроке про использование .

На этом всё, на очереди уроки по другим видам бухгалтерских отчётов и не только

Анализ субконто? Не понимаю как им пользоваться, не люблю его – именно так обычно отзываются об этом отчете пользователи программы 1С:Бухгалтерия.

В верхней части отчета кроме периода формирования сведений и организации можно выбрать интересующее нас субконто из списка всех видов субконто в программе.
Например, представим такую ситуацию. Мы хотим оформить в программе документ реализации некоего товара, например краски. И при проведении документа программа выдает ошибку, об отсутствии на складе необходимого количества реализуемого товара.

Но мы точно помним, что на складе данной номенклатуры достаточное количество. В этом случае ошибка может заключаться в документе поступления – возможно, там неверно указан счет учета. Большинство пользователей начинают или вспоминать когда было поступление, или делать оборотно-сальдовые ведомости по разным счетам 10, 41, 43 в поисках необходимого товара. Я же в предлагаю вам воспользоваться отчетом Анализ субконто :

В настройках отчета сделаем отбор по интересующей нас номенклатурной позиции:

Сформируем отчет и видим вот такую картинку. Действительно краска на складе есть, только она была оприходована как 41 так и на 10 счет. Из этого отчета можно посмотреть, каким документом было оформлено поступление на счет 10.01 и при необходимости исправить его:

Рассмотрим другую ситуацию. У нас увольняется сотрудник и необходимо проанализировать, есть ли какие-то незавершенные взаиморасчеты с ним или, может, за ним закреплены какие-то материальные ценности.

Всю эту информацию тоже легко получить с помощью одного отчета Анализ субконто:

Т.е. мы сразу видим, что по данному сотруднику есть задолженность по зарплате, не закрыта сумма по 71 счету и также за ним числится 1 единица спецодежды.

Также очень удобно пользоваться этим отчетом при анализе закрытия 20 счета. Если у вас в учетной политике установлен способ списания затрат с учетом выручки, то вы знаете о том, что закрытие 20 счета происходит только по тем номенклатурным группам, по которым была в течение месяца отражена выручка по услугам или выпуск продукции. Как правило, большинство пользователей сравнивают две оборотно-сальдовые ведомости: по 20 и 90 счетам в разрезе номенклатурных групп, но можно сформировать Анализ субконто по номенклатурным группам и мы сразу видим, что по номенклатурной группе Производство не отражена выручка и как следствие по этой номенклатурной группе счет 20.01 не закрыт.

Учет расчетов с поставщиками является одним из самых значимых разделов бухгалтерского учета. Вне зависимости от того, в какой сфере функционирует предприятие, его деятельность невозможна без привлечения из вне товаров или услуг от сторонних организаций. Учет расчетов с поставщиками осуществляется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Для того чтобы в полной мере располагать информацией о состоянии расчетов с контрагентами за конкретный промежуток времени требуется периодическое проведение аналитических мероприятий. При этом основным источником информации в бухгалтерском учете выступает оборотка по 60 счету.

Характеристика 60 счета

По своей структуре 60 счет является активно-пассивным, так как конечное сальдо может образоваться как по дебету счета, так и по кредиту, соответственно:

• Кредитовый остаток по счету возникает в том случае, когда в компанию уже поступили товары или услуги от поставщиков,
• Проводка по дебету 60 счета в корреспонденции со счетами учета денежных средств формируется по мере погашения компанией своих финансовых обязательств за поставленные ценности.

Для этого счета целесообразно организовать аналитический учет не только в разрезе каждого контрагента, но и в разрезе каждого заключенного с партнером договора.

Оборотка по счету учета расчетов с поставщиками может быть сформирована не только в целом по счету, но и в отношении каждого отдельного контрагента. Такой отчет по своей сути может стать базой для проведения регулярной сверки взаиморасчетов, а также для инвентаризации дебиторского и кредиторского долга.

Структура и значение оборотки 60 счета

Для того чтобы оборотка по счету была сформирована корректно, в ней должны быть учтены все первичные документы.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету представляет собой таблицу, состоящую из следующих граф:

1. Счет бухгалтерского учета;
2. Контрагенты. В этом столбце будет указан либо полный перечень контрагентов организации, которые были учтены на 60 счете, либо конкретный поставщик, если есть необходимость проанализировать сведения по контрагенту.
3. Сальдо на начало периода. Этот столбец разбивается на две графы – дебет и кредит. В зависимости от того, каков начальный остаток, дебетовый или кредитовый, сумма будет отражена в одной из этих граф.
4. Обороты за период. Этот столбец также разделен на дебет и кредит и предназначен для отражения как поступления товаров или услуг от поставщика, так и перечисления оплаты за поставленные ценности. Кредитовый оборот будет формироваться за счет проведенных в учете документов, полученных от поставщика. К их числу могут быть отнесены, товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры. Дебетовый оборот в оборотно-сальдовой ведомости отразит оплаты организации, перечисленные контрагенту.
5. Последняя графа, разделенная на столбец дебета и столбец кредита, используется для раскрытия информации о конечном сальдо, образовавшемся на последний день рассматриваемого периода.

Существенным преимуществом данного аналитического отчета является то, что можно проанализировать абсолютно любой временной промежуток. В отличие от бухгалтерской отчетности, являющейся, как известно, фотографией состояния учета на конкретную дату, применение оборотно-сальдовой ведомости позволяет, исходя из потребностей компании, самостоятельно выбрать период, требующий анализа.

Применение карточки 60 счета

Помимо оборотки для проведения аналитических мероприятий часто используют карточку счета. Чем по своей структуре отличается карточка счета от оборотно-сальдовой ведомости? Карточка счета представляет собой отчет, позволяющий получить информацию по выбранному счету вплоть до каждой бухгалтерской проводки. Потребоваться бухгалтеру этот отчет может в том случае, когда исходя из данных оборотки, ожидаемое состояние расчетов с поставщиками не соответствует фактическому и возникают сомнения относительно правильности формирования бухгалтерских записей с участием счета 60.

Составить карточку счета 60 также можно за любой временной промежуток. Это является достаточно удобным в том случае, если примерный период совершения ошибки известен, вследствие чего не возникает необходимости в просмотре больших массивов лишней информации.

Структура этого отчета схожа с обороткой по 60 счету и отражает следующую информацию:

• Остатки по счету на начало рассматриваемого периода,
• Обороты за период;
• Конечное сальдо счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Карточка 60 счета формируется отдельно по каждому документу взаиморасчетов с контрагентом.

Анализ счета 60 счета

Еще одним не менее важным отчетом, предусмотренным в качестве помощи бухгалтеру, является анализ счета. Он позволяет получить информацию обо всех счетах учета, которые находились в корреспонденции со счетом учета расчетов с поставщиками в течение определенного периода времени. Проведение аналитических мероприятий отчета «Анализ счета» по расчетам с поставщиками позволит быстро проверить сделанные ответственным лицом бухгалтерские записи с участием 60 счета в течение анализируемого периода.

Структура отчета представлена следующим образом:

1. Счет бухгалтерского учета;
2. Контрагент;
3. Корреспондирующий со счетом 60 счет бухгалтерского учета;
4. Дебет;
5. Кредит.

В зависимости от того, по дебету или кредиту проходит корсчет в проводке с участием 60 счета, запись с суммой будет отражена либо в графе «Дебет, либо в графе «Кредит».

Отчет «Анализ счета» целесообразно использовать не только в отношении расчетов с поставщиками и подрядчиками компании, но и с ее покупателя и потребителями услуг. В этом случае должен быть сформирован анализ счета 62.

Довольно часто пользователи не могут определиться, какими отчетами удобнее пользоваться при проверке и анализе данных. В данной статье мы рассмотрим формирование отчета Анализ субконто — очень удобного и позволяющего вывести информацию «наоборот»: в разрезе аналитики (субконто), где отображены все счета учета, в которых данное субконто участвовало.

Из статьи вы узнаете:

• в каких случаях удобнее сформировать именно этот отчет;
• какой вид отчета следует использовать в каждом конкретном случае;
• подробности о вариантах настройки отчета.

Контрагенты и Договоры

Анализ взаиморасчетов по всем Контрагентам и Договорам

Отчет Анализ субконто по Контрагентам и Договорам позволяет проанализировать обороты и сальдо с контрагентами сразу по всем счетам взаиморасчетов в разрезе договоров.

Данный отчет способствует выявлению следующих ошибок в учете:

• задублирован договор;
• неправильно установлены счета расчетов в документах;
• непоследовательный ввод документов;
• не произведен зачет аванса;
• не выполнен взаимозачет.

Для построения отчета Анализ субконто по Контрагенту в разрезе заключенных с ним Договоров необходимо сделать следующие настройки:

Шаг 1. Выбрать субконто Контрагенты в шапке отчета и нажать на кнопку Показать настройки .

Шаг 2. Определить субконто для анализа на вкладке Виды субконто :

• добавить субконто Контрагенты и Договоры ;

Шаг 3. Настроить показатели, которые будут отражаться в отчете, на вкладке Показатели установить флажки:

• БУ (данные бухгалтерского учета) ;
• Валютная сумма , если необходимо проверить расчеты в валюте;
• Развернутое сальдо , для того, чтобы итоговое сальдо по Дт и Кт по активно-пассивным счетам автоматически «не схлопывалось».

Шаг 4. Настроить отражение информации в отчете на вкладке Группировка :

• установить флажок По субсчетам - для отображения оборотов и сальдо по субсчетам;
• в табличной части установить флажки по Контрагентам и Договорам .

При этом Контрагенты должны находиться выше Договоров : это позволит проверить взаиморасчеты по договорам, а также выявить задублированные договоры в разрезе контрагента.

Именно такие настройки позволят быстро и качественно проверить взаиморасчеты по всем контрагентам и договорам сразу.

Анализ взаиморасчетов по конкретному контрагенту

Можно сформировать отчет Анализ субконто только по конкретному Контрагенту в разрезе договоров.

Для этого дополнительно к вышеуказанным настройкам необходимо на вкладке Отбор :

• установить отбор по Контрагенты и указать анализируемого контрагента.

Анализ взаиморасчетов по документам расчетов

Рассмотрим еще один вариант отчета Анализ субконто , в котором выводятся взаиморасчеты по конкретным документам расчетов.

К счетам расчетов с контрагентами в 1С открыт третий аналитический признак (субконто) .

Документ расчетов с контрагентом - документ по которому отражена дебиторская или кредиторская задолженность.

Неправильное указание данного субконто или его не заполнение ведет к ошибкам в учете. Так, например, НДС с зачтенного аванса не будет корректно восстановлен, если не заполнен документ расчетов с контрагентом при зачете аванса .

Для этого дополнительно к вышеуказанным настройкам необходимо на вкладке Виды субконто добавить:

• субконто Документы расчетов с контрагентом .

На вкладке Группировка автоматически будет установлен:

• флажок Документы расчетов с контрагентом - Без Групп .

Почему важно отображать Развернутое сальдо?

Если флажок Развернутое сальдо установлен, то при некорректном вводе данных по расчетам с контрагентами сальдо по Дебету и Кредиту не будет автоматически «схлопнуто». Поэтому при анализе в первую очередь необходимо обратить внимание на те строки, по которым есть сальдо и по Дебету, и по Кредиту. Если такие строки обнаружены, то их надо более детально проанализировать и разобраться, в связи с чем образовалась ошибка, какие неправильные действия бухгалтера привели к ней.

При работе с бухгалтерскими программами пользователь, как правило, сталкивается с понятием субконто. Рассмотрим, что это такое и как может быть использовано при анализе информации, содержащейся в базе данных.

Что такое субконто в бухгалтерии

Все данные об объектах учета распределяются по соответствующим бухгалтерским счетам. Некоторые из счетов, в свою очередь подразделяются на субсчета, что дает дополнительную возможность для проведения анализа. Однако во многих случаях разделения только на счета и субсчета бывает недостаточно.

Например, к счету 10 «Материалы» могут быть открыты субсчета: «Основные материалы», «Вспомогательные материалы», «Инструмент» и т.д. Но на крупных предприятиях каждая из этих групп может содержать тысячи и даже десятки тысяч позиций, находиться на разных складах и т.п.

Для того, чтобы можно было провести более глубокий анализ данных по тому или иному счету, и используются субконто. Можно сказать, что это самый «нижний» аналитический уровень в иерархии: счет – субсчет – субконто.

Виды субконто

Эти виды зависят от того, по какому счету требуется детализация. В бухгалтерских программах они содержатся в специальных справочниках, откуда их можно выбирать при настройке счетов.

Как правило, для счета (субсчета) предусматривается открытие не более 3-4 субконто. В большинстве случаев этого достаточно.

Например, для всех субсчетов счета 10 «Материалы» обычно используют следующие субконто:

1. Склад.
2. Материально-ответственное лицо.
3. Номенклатура.

Несколько уровней аналитики по субконто нужны не всегда, это зависит от специфики тех объектов учета, информация о которых содержится на счете. Например, для счета 70 «Расчеты по оплате труда» используют два субконто:

1. Работники.
2. Виды начислений.

Некоторые субконто могут использоваться для группы счетов, например, «Работники» для счетов 70,71,73 или «Контрагенты» для счетов 60,62,76.

Другие же могут быть отнесены только к конкретному счету, например, «Направления использования прибыли» – только к счету 84.

Анализ субконто

Использование субконто позволяет получить максимально полную детализацию информации, содержащейся на счете.

Например, если речь идет о материалах, то можно увидеть их движение в разрезе складов или по материально-ответственным лицам.

Информацию по счетам, показывающим состояние расчетов (60, 62, 76) можно разделить по контрагентам и далее по договорам и отгрузочным документам.

Для получения данных в том или ином разрезе нужно выбрать в настройках соответствующее субконто.

Кроме того, с использованием субконто можно получить информацию о каком-либо объекте, содержащуюся на всех счетах. Например, контрагент является для предприятия и поставщиком, и покупателем. Выбрав его в настройках отчета, можно собрать данные со всех счетов, где отражаются операции по этому контрагенту и показать сводную информацию о состоянии расчетов.

Вывод

Субконто в бухгалтерских программах используется для детализации информации, содержащейся на счетах. Их использование существенно упрощает анализ данных, содержащихся в информационной базе