Разделы сайта
Выбор редакции:
- Пословицы и поговорки о труде Толкование пословиц о труде
- Самые известные воспитанники царскосельского лицея Откуда царскосельский лицей получил такое название
- Критерии канонизации местночтимых святых в русской православной церкви – Какие условия канонизации
- Страдание святой мученицы девицы серафимы
- Духовенство, миряне и православные святыни кирсановского уезда
- Тютчев Федор - биография, факты из жизни, фотографии, справочная информация Интересные факты о тютчеве для детей
- Шингаркин максим андреевич
- Саддам хусейн - биография бывшего диктатора Саддам хусейн биография семья
- Последний бой генерала малофеева Праздник Военно-морской авиации
- Рецепты постных блюд Вторые блюда в пост
Реклама
Практические рекомендации по стилистике документов, образующих деловую переписку. Основные правила оформления деловых писем На ваше решение в конце письма |
Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице. Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа. Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:
Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн?м! 1.Please find attached Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма. Приведем пару примеров использования:
2.I have forwarded Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:
3.I’ve cc’ed Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем». Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:
Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение. 4.For further details Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:
Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне». 5.I look forward to Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:
Фразу лучше использовать в конце письма. При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением). Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов! 18 156 746 0 Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов. Письмо должно быть идеальным во всем. Даже малейшее несоблюдение правил может навредить вашему авторитету или престижу фирмы. В краткой форме предлагаем ознакомится с главными правилами деловых писем и более подробно остановимся на заключительной части официального письма. Вам понадобятся: Главные правила деловых писем
Более эффективный и простой для восприятия текст, в котором, сначала, изложены предложение, просьба или требование, потом – аргументация, а вступительная часть вообще отсутствует. Часть концовки - приложенияОпределенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк. Способы оформления приложений:1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так: Приложение: на 5 стр., в 3 экз.2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров. Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают: Приложение: согласно списку на … стр.Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении. Приложение, как правило, подписывают руководители структурных подразделений. В случае, когда приложения сброшюрованные, нет необходимости указывать количество страниц. Вежливость и корректность - основа концовкиЕсть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме. Наиболее употребляемые примеры завершения:1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь: Еще раз благодарим Вас …Позвольте еще раз поблагодарить Вас …Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …Спасибо за помощь …2) Выразить надежды: Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата): Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…Мы будем рады сотрудничать с вами …Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …4) Просьба: Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…Просим Вас срочно сообщить …Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства: Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …Прощание1) В официальной переписке прощаться можно по-разному: С уважением…С уважением и наилучшими пожеланиями…С искренним к Вам уважением…Желаем успехов.2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими): Искренне Ваш…С наилучшими пожеланиями…С благодарностью и наилучшими пожеланиями.Заканчивать документ можно и не используя эти конструкции! Английские особенности завершения писем
ПодписьЧиновники подписывают документы в пределах своей компетенции. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.КовальДокументы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено). На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель. Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:
Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии. Директор (подпись) С.П.АнтонюкГлавный бухгалтер (подпись) В.Т.ДудкоЕсли документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне. Директор завода «Луч» Директор завода«Свет»(подпись) В.Р.Сахно (подпись) Л.П.КотовПодпись начинается с инициалов (ставятся перед фамилией), далее фамилия. Расшифровывание подписи в скобки брать не надо! ПечатьНа некоторых документах, для закрепления юридической силы, ставят оттиск печати: договора, указы, заключения, .Оттиск должен захватывать часть наименования должности и личную подпись. ДатаДату ставят ниже подписи слева. Официальное письмо датируют днем его подписания или утверждения руководителем учреждения. Существует общепринятый порядок датировки:
Помните, что не все документы имеют полный перечень перечисленных выше реквизитов, а только определенный набор тех, которые обеспечивают юридическую силу и полноту именно это типа документа. Удачных вам сделок и желаемых ответов! Частые "вопросы-ответы"Что приятного написать в конце делового предложения? Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.). Что писать в конце письма "с наилучшими пожеланиями" или "с уважением"? Однозначно, "с уважением", нужно придерживаться делового стиля общения. Что обычно пишут в конце письма, если просят скорее ответить? В деловом письме в этом роде ничего не пишут. Что написать в подписи электронного письма: "с уважением" или "с наилучшими пожеланиями"? "С уважением". Чем заменить подпись "с уважением"? " При всем уважении", "С почтением". Чем закончить письмо-презентацию? Поблагодарить за внимание. Как по-другому написать "хотел бы уведомить"? "Хотел бы сообщить", "известить", "проинформировать", "объявить", "довести до сведения". Фраза: "Закончу свой отчет словами", правильная? 1) Деловое письмо обычно состоит из: заголовка; основного текста; концовки. Заголовок содержит: название фирмы (учреждения), отправляющей письмо; почтовый и телеграфный адрес; телетайп и телефакс; номера телефонов; расчётный счёт; дату отправления: месяц пишут словом. Обычно эти реквизиты присутствуют на фирменном бланке. В заголовке рядом с датой обычно помещается ссылка на содержание письма или повод, по которому оно написано. Пример: «Относительно (касательно)...» «По вопросу поставки (заказа).» «На№. от...» «НаВаш №. от...» На деловом письме ставиться исходный номер. Ставить исходящий номер на письмах, адресуемых за рубеж, не рекомендуется. Там ограничиваются датой отправки и содержанием письма. В деловой переписке, помимо адреса и названия фирмы или учреждения, написанного на конверте, названные атрибуты помещаются и в заголовке (в правой верхней части письма). Если письмо адресовано фирме или учредителю, то сначала указываются наименование фирмы (учреждения) в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя (организации), наименование организации входит в состав наименования должности руководителя. Пример: «Президенту компании... господину...» В письме, адресованном частному лицу, сначала пишутся почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. Перед именем адресата можно поставить слово Attn., например Attn. Mr. Black (Вниманию мистера Блэка). Если известна должность адресата, желательно указать её после имени. Например: Attn. Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела). При обращениях к отдельным лицам употребляется неформальное выражение Дорогой. Например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brawn, Dear John, а при обращении к фирме - формальное Dears Sirs (Европа), Gentleman (США). Следует иметь в виду, что имена, адреса, обращения, каждое слово официального названия, должности названия объектов переписки пишутся с заглавной буквы (Азбука делового общения // Бизнес для всех. М.,1991. Вып.1.С. 33, 34). После обращения обычно следует вводная фраза. Она формулируется в зависимости от типа письма и его цели. В правой верхней части письма помещаются наименование фирмы - получателя письма в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя, наименование организации входит в состав наименования должности руководителя. В письме, адресованному частному лицу, сначала пишут почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата. После обращения обычно следует вводная фраза, которая формулируется в зависимости от типа письма и его цели. Поэтому вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма. Примеры из некоторых устойчивых этикетных формул: Мы получили Ваше письмо за № ... от 1 ноября с.г., из которого рады были узнать (с удовольствием узнали), что... Мы получили Ваше письмо от 15 мая с.г. вместе с приложенными к нему документами. Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос. Благодарим за письмо от... или за № ...В ответ сообщаем... Подтверждаем получение Вашего письма от...со всеми приложениями Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от 14 марта с.г., и сообщаем, что... Мы крайне удивлены Вашим письмом от...в котором Вы сообщаете... Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы (телекса), что. В дополнение к нашему письму от 12 февраля с.г. сообщаем, что... Разрешите написать Вам... Мы вынуждены напомнить Вам... Настоящим ещё раз напоминаем (сообщаем)...- Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания). К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от... и вынуждены еще раз Вам напомнить (попросить). В связи с Вашим письмом от... сообщаем, что, к нашему сожалению... В ответ (отвечая, ссылаясь) на Ваше письмо сообщаем, что... В подтверждение нашей телеграммы от...сообщаем, что... В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 5 июня с.г., сообщаем, что... Принимаем к сведению Ваше письмо от. и сообщаем. Мы вынуждены уведомить Вас, что. Уведомляем Вас, что... Ставим Вас в известность... Доводим до Вашего сведения... По Вашей просьбе направляем Вам... Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от... Пожалуйста, примите наши извинения за. Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку). Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ. Примеры фраз, которые могут составить основу кратких писем: Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки... Просим ускорить отправку... Просим поставить нас в известность о. Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу... Обращаемся к Вам с просьбой выслать... Нам нужны дополнительные сведения о... Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения. Просим подтвердить принятие нашего заказа к исполнению. Ваша просьба о...удовлетворена. В ответ на Ваше письмо от... сообщаем, что Ваша просьба о поставке... решена положительно. Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами. В ответ на Ваши требования... сообщаем, что нами приняты следующие меры... В ответ на Вашу просьбу (наказ) с сожалением сообщаем (должны, вынуждены сообщить), что её (его) выполнить не можем (не имеем возможности). К сожалению, мы вынуждены отклонить ваше предложение. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам... Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получению результатов рассмотрения сообщим незамедлительно. Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если вы согласитесь внести в него следующие изменения... Ваш заказ будет выполнен при условии (например, если Вы согласитесь на более поздние сроки поставок нужных Вам товаров. Для нас приемлема дата отгрузки.) . При написании основного текста письма употребляются обороты - скрепы: В связи (в соответствии) с вашей просьбой... В связи с вышеизложенным... Одновременно с этим... Во - первых...во - вторых...и т.д. В первую очередь... Кроме того... более того.помимо того... Тем не менее... несмотря на... Далее мы вынуждены... Само собой разумеется... Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным). В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами). Мы совершенно уверены. Мы выражаем уверенность... Это касается Вашей просьбы (предложения) ... Дело в том, что. В противном случае мы вынуждены. В сложившейся обстановке... По нашему мнению... Мы не согласны с вашей точкой зрения по следующим причинам... В случае Вашего отказа (неуплаты). Далее Вы пишите. К тому же. В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше), сообщаем... Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить). В виду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо). Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя). Таким образом (в заключение). Во избежание задержки... Необходимо (нужно, следует) признать, что... Мы испытываем затруднение с. Фактически... Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что... Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение). Мы сожалеем... В своё оправдание хотим сообщить... В ответ на ваш упрёк хотим сообщить. Мы признаём... Мы также купили бы у Вас... Поставки будут производиться (осуществляться). Подтверждаем получение... Обращаем Ваше внимание... Вам, несомненно (очевидно) известно. В конце делового письма содержаться просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т.д. Здесь же могут быть извинения и благодарности. Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего письмо, а в некоторых случаях ставиться и печать. Как в других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например: Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением. Просим написать о своём решении. С уважением. Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. С уважением... Надеемся на скорый ответ. С уважением. Убедительно просим не задерживать с ответом. Искренне Ваш. Просим Вас поставить нас в известность. С уважением. Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением. Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни. С уважением. Мы будем признательны за быстрый ответ. С уважением. Надеемся получить ответ в ближайшем будущем, и заранее благодарим. С уважением... В надежде на благоприятный ответ. С уважением. Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу. С уважением. Ожидаем Ваших заказов (одобрение, согласие, подтверждение). С уважением. С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество... Благодарим заранее за оказанную услугу. С уважением... В надежде на положительное решение вопроса. Искренне Ваш. Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие). С уважением... В надежде на плодотворное сотрудничество. С уважением. При получении письма, просим Вас подтвердить письменно (телеграфировать, сообщить по телефаксу.). С уважением. Заверяем Вас, что... С уважением. Если к письму прилагается документация, чертежи и т.д., то в конце указывается наличие приложения, например: «Приложение: от № ...» Согласно служебному этикету ответное письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него так же подписывает такой же руководитель, в крайнем случае, его заместитель. ххххххххххххххххххххххххххххххх 3.11. 5. Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п. Правила составления письма-просьбыПредлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа: ФАЙЛЫ
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату. Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть , а именно:
Далее следует основная часть , касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.). Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами. Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем. Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания. Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату. Инструкция по составлению письма-просьбыПоскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно). Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа. Как отправить письмоПисьмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге. Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю. После отправления письмаДанное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации. Примеры составления писем-просьб с пояснениямиИтак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации. Письмо-просьба о выделении денежных средствПисьмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц. От НКО «Помощь пенсионерам» Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте. Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования. На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров». С уважением, Петрова А. А. Пояснение: Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация. Письмо-просьба о поставке товараПисьмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний. Начальнику компании «ААА» Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке. Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества. Наши контакты: (уточнить). С уважением, Борис Борисович. Письмо-просьба о предоставлении скидкиОбычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик - типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку. Начальнику компании «Восток» Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%. В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору. Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания. С уважением, Борис Петров. Пояснение: В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия. Письмо-просьба о снижении арендной платыАрендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю. Начальнику компании «Плюс» Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%. За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия. С уважением, Иван Иванович. Пояснение: В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг. Письмо-просьба об оплате задолженностиЗадолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат. Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке. С уважением, Петр Петрович. Пояснение: В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону. Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщикуОрганизация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке. Начальнику компании «Где деньги» Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием. На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание. С уважением, Иван Иванович. Письмо-просьба оплатить за другую организациюЗадолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией. Начальнику компании «Деньги вот-вот будут» Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание. С уважением, Петр Петрович. Письмо-просьба о содействии в решении вопросаПеред любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры. Директору компании «ААА» Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта. Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности. Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ С уважением, Иван Иванович. Подводя итог Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться. Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление. БланкГотовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:
Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать. Как правильно писать деловые письма? ПодготовкаДеловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:
Структура деловых писемПри составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей. Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части. В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы. В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее. Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной. Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия. Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:
В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора. СтильВсе письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:
В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:
ТребованияДеловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:
Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля. Виды деловых писемЛучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов. Деловые письма могут быть по своему содержанию:
Также бывают письма:
Как написать ответ на письмо. ПримерОтвет надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:
ОформлениеПомимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое. Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени. |
Читайте: |
---|
Новое
- Самые известные воспитанники царскосельского лицея Откуда царскосельский лицей получил такое название
- Критерии канонизации местночтимых святых в русской православной церкви – Какие условия канонизации
- Страдание святой мученицы девицы серафимы
- Духовенство, миряне и православные святыни кирсановского уезда
- Тютчев Федор - биография, факты из жизни, фотографии, справочная информация Интересные факты о тютчеве для детей
- Шингаркин максим андреевич
- Саддам хусейн - биография бывшего диктатора Саддам хусейн биография семья
- Последний бой генерала малофеева Праздник Военно-морской авиации
- Рецепты постных блюд Вторые блюда в пост
- Рецепты постных сладостей Постные сладости к чаю