Как выглядит акт о передаче и приеме дел при увольнении, и какие разделы в него входят? Каков порядок данной процедуры? На каких должностях нужно обязательно передавать свои дела новым сотрудникам? Во всех этих вопросах важно разобраться и кадровым работникам, и работодателям, и даже самим увольняющемся.

Порядок передачи дел в новые руки

Когда человек уволился, то иногда ему надо отчитаться о том, на какой стадии находятся дела, которыми он занимался до ухода. Вместе с этим также проводится передача дел преемнику. Но если бывший подчиненный не успел направить свои рекомендации и информацию по работе новому сотруднику, то начальник не имеет права задерживать первого на его месте после расчета и выхода приказа.

Нюанс! Действующее законодательство РФ не устанавливает обязательный список бумаг и действий, которые должны быть при передаче, это решает начальник предприятия.

Общий порядок перенаправления дела новому подчиненному:

1. Зарегистрировать распоряжение о передаче.
2. Проверить бланки строгой отчетности, оборудование, и так далее.
3. Провести анализ учета средств (если человек занимал должность бухгалтера).
4. Направить документацию преемнику.
5. Начальник и новый сотрудник подписывают акт передачи дел при увольнении.
6. Данный документ отправляют на хранение в канцелярию или кадровый отдел.

Перенаправление всех бумаг и оборудования должно производиться в день заключения трудового договора с новым подчиненным.

Если человек, который увольняется, не успел передать документацию, и преемника еще не нашли, то эти дела возлагаются на руководителя или на другого работника. Во втором случае на подчиненного нужно оформить приказ о совмещении должностей, и назначить прибавку к зарплате.

Особенности заполнения приказа о передаче дел

Пример составления документа.

Приказ о перенаправлении всей рабочей документации составляется директором организации. В правовых актах не сказано, что это необходимо, поэтому четких требований по составлению указа нет.

Общая структура приказа:

1. В шапке документа наименование компании, город, число и номер распоряжения.
2. Название указа (о приеме-передаче дел).
3. Причина выпуска распоряжения (расторжение контракта, смена должности и так далее).
4. ФИО отдающего и принимающего.
5. Время, в которое надо передать дела.
6. Место, отведенное для этого (приемная, кабинет).
7. ФИО человека, который отвечает за процесс и составил акт о передаче.
8. Число, в которое документ о перенаправлении дел должен быть готов.

Кроме того, в список входят следующие пункты:

1. Опись бумаг.
2. Результаты проверок, анализов рабочих документов и оборудования, которые были проведены.
3. Подпись и полное имя генерального руководителя, а также всех людей, которые были указаны в распоряжении о передаче.

Это стандартная форма приказа, в зависимости от направленности организации могут добавляться другие разделы.

Нюанс! Максимальный период, который может быть отведен на передачу дел – это 3 месяца.

Максимальный срок на передачу текущих рабочих процессов обычно устанавливают, если компания переходит к другому владельцу, а тот имеет право расторгнуть контракт с руководством и бухгалтерами через 3 месяца после вступления в права собственности в соответствии с 75-й статьей ТК РФ.

Образец акта приема передачи дел при увольнении.

Данная бумага также не имеет четко определенного плана составления, по сути это опись совершенных действий в компании. Для подтверждения последних используются дополнительные документы.

Что должно быть отражено в акте:

• ведение чековой и кассовой книг;
• составление бухгалтерского учета;
• условия хранения денег;
• составление договоров, выписок из банка;
• как подавался бухгалтерский отчет в инстанции;
• список проведенных денежных операций (чеки, векселя, и так далее).

В зависимости от специфики компании, в акте могут отражаться и другие данные. Некоторые примеры этой бумаги содержат информацию о состоянии оборудования на момент направления дел.

Акт приема и передачи документов при увольнении составляют члены, которые входят в комиссию, их назначает директор компании. Полный список имен этих людей должен быть указан в документе.

Для справки! Если прилагающихся бумаг много, то страницы нужно пронумеровать.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

На некоторых вакансиях люди должны осуществлять перенаправление документации новому сотруднику по окончании своей работы. В большинстве случаев передача дел – процесс формальный, и не обязательный.

Должности, при уходе с которых люди должны направлять дела преемникам:

• руководитель;
• служащий кадрового отдела;
• главный бухгалтер (4-я часть, 4-я глава Федерального закона 402);
• подчиненный, за которым закреплена материальная ответственность;
• директор отдела.

Однако, даже если сотрудник, работающий на одной из должностей, не успел передать все дела, то продолжать это делать после выхода приказа и расчета он не обязан.

Вам понадобится

• - бланки соответствующих документов;
• - материальные ценности;
• - документы нового и прежнего директоров;
• - ручка;
• - печать организации.

Инструкция

Уволить настоящего директора и принять на его должность другого имеет право учредительное собрание. Совет учредителей компании принимает решение и составляет протокол, который подписывает председатель учредителей и заверяет печатью организации. Содержание протокола гласит об действующего директора и приеме нового физического лица, который будет являться руководителем фирмы.

С прежним расторгается трудовой договор, а с новым - заключается. В нем прописываются права и сторон, право подписи имеет назначенный на должность руководитель с той и другой стороны, то есть как работодатель и принятый сотрудник.

После процедуры увольнения директора , принятия на должность нового и внесения в их трудовые книжки соответствующих записей руководители составляют акт приема-передачи материальных ценностей и документов организации в произвольной форме.

Основанием составления акта являются: решение совета учредителей об увольнении прежнего директора и протокол учредительного собрания о назначении нового директора . В нем прописываются номера и даты протоколов, фамилии, имена, отчества нового и бывшего директоров.

В содержании акта , в которой указан перечень документов, передаваемых на ответственное хранение вновь принятого руководителя предприятия. К данным материальным ценностям относятся учредительные документы фирмы, печать и т.д. В данном документе необходимо прописать наличие или отсутствие принимаемых дел, количество листов, оригиналов, копий, зафиксировать результаты инвентаризации по ним, выявить ошибки, если таковые имеются.

Акт приема-передачи подписывают новый и старый директора с указанием своих фамилий и инициалов, заверяют печатью организации. Ему присваивается номер и дата составления.

При смене специалиста, на котором лежит материальная ответственность, желательно осуществить передачу дел. Это оформляется соответствующим актом, а также инвентаризацией, проведенной в компании. Далее рассматривается порядок приема-передачи документации для главного бухгалтера, позиция которого является основной для фирмы.

Вам понадобится

• - бланк акта приема-передачи дел;
• - бланк уведомления;
• - бланк акта инвентаризации;
• - акты взаиморасчетов с контрагентами;
• - приказа о назначении главного бухгалтера;
• - документы предприятия.

Инструкция

На главном бухгалтере лежит ответственность за бухгалтерскую, налоговую, статистическую отчетность. При смене должностного лица обязательно составьте акт приема-передачи дел. Хотя нормами законодательства такой порядок не предусмотрен, не является обязанностью фирмы, желательно оформить этот документ, чтобы в дальнейшем у вновь принятого специалиста не возникло проблем с налоговыми органами, фондами РФ и контрагентами.

Акт оформляется в произвольной форме. Присвойте документу номер, дату. В содержательной части акта перечислите перечень документов, в который входят налоговая, бухгалтерская, статистическая отчетность. Желательно включить в список документации папки за предшествующий и текущий год.

Если фирма небольшая, документации немного, перечислите наименования, даты отчетности. Когда компания крупная, в акте можно перечислить номера папок, хранящихся в архивах предприятия.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 7

КАК ЭФФЕКТИВНО ОРГАНИЗОВАТЬ И ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ ПЕРЕДАЧУ ДЕЛ

Передача дел - процедура, которая сопровождает увольнение многих сотрудников, в том числе и кадровиков. Правда, редко она проходит без возникновения претензий, нареканий, возмущений и даже конфликтов как со стороны самого увольняющегося работника, так и со стороны того, кто принимает эти дела. В большинстве случаев работники недовольны не самой передачей дел, а тем, как она организована. Как же упорядочить подобные мероприятия и наиболее эффективно их организовать? Как грамотно оформить распорядительные документы? Ответы на эти вопросы - в статье.

Каким целям служит передача дел?

Прежде всего надо сказать о том, что вообще подразумевается под передачей дел. Речь идет о том, что увольняющийся работник ставит в известность иных лиц о том, в каком состоянии находится работа, которую он выполнял до момента увольнения. То есть работник тем самым не только отчитывается о выполненной работе, но и дает различные рекомендации о порядке выполнения работы, поручений, заданий тем лицам, которые будут являться его преемниками. Дело в том, что должностная инструкция, по сути, содержит только перечень должностных (служебных) обязанностей специалиста. Но в этом документе мы не найдем ценных рекомендаций о способе, методах, условиях, последовательности выполнения этих обязанностей. Между тем именно эта информация в большинстве случаев является наиболее важным фактором успешности работы специалиста на данном участке. Ведь одну и ту же работу можно выполнять по-разному, у каждого специалиста свой "стиль" работы.

Однако вполне возможно, что при определенной специфике деятельности организации должны применяться определенные методы, учитываться особенности, о которых, как правило, не пишут в должностных инструкциях. Поэтому в передаче дел должен быть заинтересован не только работодатель, но и тот специалист, который в ближайшем будущем будет выполнять эти функции.

Таким образом, важным является вопрос о том, кого будет информировать увольняющийся работник. Если к моменту увольнения отобрана кандидатура нового специалиста, то дела будет принимать он. Если же вплоть до последнего дня работы кадровая служба не сумела подобрать преемника, то имеет смысл увольняющемуся работнику рассказать о своей работе и передать дела коллеге, который будет временно выполнять этот дополнительный объем работ, либо руководителю структурного подразделения. Важно заметить, что обязанности увольняющегося специалиста могут быть распределены временно или даже постоянно между несколькими его коллегами. Дополнительный объем работ можно оформить либо как совмещение профессий (должностей), либо как внутреннее совместительство, либо как расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемой работы). Данные кадровые операции названы в ст. ст. 60.2 и 282 Трудового кодекса РФ (далее - ТК).

Однако передача дел заключается не только в информировании о способах и методах выполнения работы, но и в том, чтобы к моменту выхода на работу нового специалиста никакие материалы, документы, рабочие проекты и т. д. не были утрачены.

Так, например, при увольнении секретаря целесообразно проверить состояние дел по учету и хранению документации, при увольнении кадровика - наличие и количество трудовых книжек, при увольнении бухгалтера - провести аудит бухгалтерского учета и отчетности и т. д.

Надо заметить, что обязанность увольняющегося работника передавать дела и составлять отчеты о проделанной работе трудовым законодательством РФ не установлена. Вот почему крайне важно все вопросы, связанные с данной процедурой увольнения, регламентировать локальными нормативными актами и конкретизировать распорядительными документами. В таком случае у работодателя будет иметься реальная возможность указать работнику на то, что такой порядок установлен при увольнении каждого сотрудника и он обязан его придерживаться. К локальным нормативным актам в данном случае можно отнести положение о материально ответственных лицах, положение о порядке приема-передачи дел, инструкцию о порядке проведения инвентаризации и др. Что же касается издания распорядительных документов, то ими целесообразно решать оперативные вопросы, конкретизировать те или иные положения локальных нормативных актов общего характера.

Есть работники, чья обязанность отчитаться перед работодателем установлена на законодательном уровне. Например, к ним относится главный бухгалтер. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, ред. от 04.06.1988, с изм. от 17.04.2002) указано, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа. Однако нельзя задерживать увольнение главного бухгалтера из-за отсутствия кандидата на освободившуюся должность, из-за задержки сдачи дел, наступления сроков составления квартальной (годовой) отчетности и пр.

Как мы уже говорили, именно работодатель, а не работник, покидающий организацию, должен быть заинтересован в быстрой и четкой передаче дел. Работник не обязан являться на предприятие для передачи дел после своего увольнения. Равным образом работник не должен специально приходить к бывшему работодателю, чтобы "рассказать" о состоянии дел преемнику, который занял его место по истечении определенного времени после его увольнения. То есть последний день, когда должен быть решен вопрос о передаче дел, - это день увольнения работника.

Законодательство РФ не допускает возможности "задерживать" увольнение любого работника, вплоть до руководителя. Поэтому уполномоченный орган или представитель собственника имущества организации не имеет права задерживать увольнение руководителя по причинам неразрешенных коммерческих (финансовых, организационных и пр.) вопросов: этими проблемами займется уже его правопреемник.

Отказ руководителя по истечении установленного срока увольнения от передачи дел будет правомерен. Часть 5 ст. 80 ТК в полной мере распространяется на руководителя - по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу.

Как можно оптимизировать передачу дел?

Думается, что организовать прием-передачу дел должен сам увольняющийся руководитель в порядке и сроки, согласованные с вновь избранным руководителем. Заметим, что такие мероприятия в соответствии с законодательством РФ не входят в компетенцию ни общего собрания участников (акционеров), ни совета директоров (наблюдательного совета), ни собственника имущества либо уполномоченного им лица. Причем руководителю, как правило, мало передать документацию, материалы, планы работы и т. п. Ревизионная комиссия или аудитор общества вправе ходатайствовать о назначении проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которая может растянуться не на один день. Обратите внимание: вручение ключей от кабинета, печатей, учредительных документов и прочих "атрибутов власти" не символизирует факт вступления нового руководителя в должность.

Более того, в одной и той же организации параллельно не могут "сосуществовать" два руководителя: прежний и новый. Это бывает тогда, когда нового руководителя принимают на работу еще до даты увольнения прежнего. Такая ситуация часто встречается, когда новому руководителю требуется время, чтобы "войти в роль", оценить состояние дел на предприятии, уточнить проблемы и т. д. Действительно, чтобы эффективно выполнять управленческие функции, первому лицу предприятия необходимо намного больше времени для понимания сущности и особенностей работы, чем любому другому работнику. Конечно, это удобно, когда один гражданин "подсказывает" другому, на что обратить внимание, какие проблемы существуют и т. д. Поэтому некоторые предприятия практикуют установление некоторого периода, когда прежний руководитель знакомит своего правопреемника с особенностями работы предприятия. При этом прежнего руководителя не увольняют, а на нового уже имеются документы о приеме на еще занятую должность. Получается, что два гражданина одновременно занимают одну и ту же должность, т. е. налицо "двоевластие". Весьма сомнительно, что найдется предприятие, где будет две штатные единицы, например генерального директора. Тем более что по закону руководитель - единоличный исполнительный орган, у него не может быть "равного". Значит, один генеральный директор - лишний. Действительно, до тех пор пока прежний руководитель не уволится на законном основании, принять нового нельзя. Вновь избранный руководитель до окончания срока полномочий предыдущего имеет право посещать предприятие, знакомиться с делами и т. д. Но это не значит, что возникает необходимость его оформления на работу. Поскольку такой гражданин не будет занимать штатной должности, то он не вправе претендовать на денежную компенсацию времени, затраченного на участие в процедурах передачи дел. То есть вновь избранный руководитель должен дожидаться, когда истечет срок полномочий его предшественника.

Вместе с тем надо заметить, что будущий работник участвует в процедурах приема-передачи дел в добровольном, а не принудительном порядке. Чтобы такое лицо не уклонялось от подобного мероприятия, целесообразно заключить с ним трудовой договор заблаговременно, до выхода на работу, а обязанность принять участие в передаче дел зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте. Ведь, согласно ч. 3 ст. 68 ТК, работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами (в том числе с правилами внутреннего трудового распорядка) до подписания трудового договора.

Таким образом, ознакомившись с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок передачи дел, и подписав трудовой договор, новый специалист уже не будет иметь возможности не участвовать в подобных процедурах или уклоняться от участия в них.

Однако надо иметь в виду, что участие в процедурах передачи дел для преемника носит безвозмездный характер. Вот почему это лицо не заинтересовано в том, чтобы мероприятия затягивались либо переносились на другой срок. Ведь никто не оплатит время, в течение которого бывший работник передавал дела, подсчитывал папки с документами, рассказывал новому о проблемах, существующих на предприятии.

Для оптимизации процесса приема-передачи дел целесообразно заблаговременно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором определить сроки и порядок передачи дел и документации; лицо (лиц), которое будет принимать дела; назначить рабочую комиссию; решить вопрос о необходимости составления сопроводительной (отчетной, итоговой) документации.

Знакомство с состоянием дел, результаты работы комиссии влекут серьезные последствия. Ведь если после приема-передачи дел будет выявлено отсутствие (нехватка) каких-либо документов, материалов и т. д., то сложно будет доказать, что в этом виновен уволившийся работник. С другой стороны, увольняющийся работник должен быть заинтересован в тщательном фиксировании всего хода мероприятия с тем, чтобы впоследствии его не обвинили в пропаже папок с документами, брошюр, каталогов и т. п.

Если увольняется материально ответственный...

Наиболее актуальным для работодателя является возврат товарно-материальных ценностей, когда увольняется материально ответственное лицо. Ведь материально ответственные лица принимают на себя обязательство обеспечить сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей и возместить без каких-либо ограничений ущерб, причиненный по их вине работодателю.

Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.

Примерный образец

(ООО "Лето")

по основной деятельности N 20

Об организации приема-передачи дел

и документации

В связи с увольнением по собственному желанию 20 июля 2012 г. менеджера по персоналу Черновой Анны Владимировны

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 20 июля 2012 г. прием-передачу дел и документации, находящихся на рабочем месте менеджера по персоналу Черновой А. В., новому менеджеру по персоналу Бариновой Марии Николаевне, приступающей к исполнению своих обязанностей с 21 июля 2012 г.

2. В ходе передачи дел проверить наличие документации и произвести сверку имеющихся в отделе кадров дел с номенклатурой дел организации.

3. Произвести опись передаваемых дел и заверить ее у заведующей канцелярией Малаховой В. Н.

4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А. М.

5. В присутствии начальника службы безопасности Добрынина В. И. проверить содержание сейфа, расположенного на рабочем месте Черновой А. В., составить перечень хранимой в нем документации, бланков строгой отчетности, трудовых книжек, страховых полисов и заверить его у Добрынина В. И. и начальника отдела кадров Комельковой Н. Т.

6. Менеджеру по персоналу Черновой А. В. составить список дел, заданий, мероприятий, которые были ей поручены, но не выполнены на момент передачи дел.

7. Обязать менеджера по персоналу Чернову А. В. вручить Бариновой М. Н. в присутствии начальника отдела кадров Комельковой Н. Т. под роспись ключ от сейфа, расположенного на ее рабочем месте.

8. Все материалы приема-передачи дел и документации оформить надлежащим образом: каждый документ составить не менее чем в трех экземплярах, подписать Черновой А. В., Бариновой М. Н., заверить у лиц, указанных в настоящем приказе, и передать 20 июля 2012 г. не позднее 16:00 на рассмотрение генеральному директору.

9. Контроль за проведением приема-передачи дел и документации возложить на начальника отдела кадров Комелькову Н. Т.

Пункт 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ред. от 24.12.2010) обязывает проводить обязательную инвентаризацию в случае смены материально ответственных лиц (на день приема-передачи дел). Действительно, инвентаризация имеет целью выявить фактическое наличие имущества и сопоставить фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета.

Увольняющийся работник в ходе инвентаризации должен сдать вверенные ему на период работы товарно-материальные ценности лицу, назначенному приказом (распоряжением) руководителя организации, или новому работнику, принимающему эти ценности под отчет.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Разумеется, инвентаризацию необходимо организовывать заблаговременно - за несколько дней до ухода работника. Ведь работник вправе на законном основании отказаться участвовать в инвентаризации, если решение о ее проведении вынесено после даты, которой установлено прекращение трудовых отношений.

Для оптимизации проведения инвентаризации на предприятии должен действовать отлаженный механизм. При проведении инвентаризации и оформлении ее результатов необходимо в первую очередь пользоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49.

На основании указанного нормативного документа работодатель имеет возможность разработать локальный нормативный акт, в котором всегда сможет отразить свою специфику проведения инвентаризации, детализировать отдельные процедуры и зафиксировать нюансы.

Задача организовать инвентаризацию лежит на работодателе. Конкретно этой работой занимается руководитель структурного подразделения, кадровая служба и комиссия по проведению инвентаризации. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации путем издания распорядительного документа. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Заинтересованность в проведении инвентаризации должен проявить главный бухгалтер. Ведь главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать строгое соблюдение финансовой и кассовой дисциплины; соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств; законность списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь (п. 11 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59).

Поэтому увольнение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других) производится по согласованию с главным бухгалтером.

Для приема-передачи товарно-материальных ценностей руководитель организации издает приказ (распоряжение). В нем должны быть урегулированы следующие существенные вопросы: сроки и порядок передачи товарно-материальных ценностей, порядок подведения итогов инвентаризации, а также состав комиссии (если инвентаризацию будет проводить не постоянно действующая, а рабочая комиссия). Участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации обязательно.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_____________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Примерные формы описей и актов приведены в Приложениях 6 - 18 к Методическим указаниям Минфина России.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Оптимизируем проведение инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.1993 N 18.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Лето"

(ООО "Лето")

по основной деятельности N 5

Об организации приема-передачи учетной складской документации

и инвентаризации товарно-материальных ценностей

В связи с увольнением по собственному желанию 16 июля 2012 г. кладовщика склада Смирнова И. П.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 15 июля 2012 г. прием-передачу учетной складской документации и инвентаризацию товарно-материальных ценностей на складе ООО "Мир".

2. Осуществить передачу складской документации и товарно-материальных ценностей от кладовщика Смирнова И. П. начальнику склада Корнилову В. И.

3. Для осуществления приема-передачи документации и проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей создать комиссию в составе:

председатель - коммерческий директор Орлов В. А.;

члены комиссии: начальник склада Корнилов В. И.;

кладовщик Смирнов И. П.;

кладовщик Воронин А. Н.;

бухгалтер Валяева Н. С.

4. Результаты приема-передачи учетной складской документации и инвентаризации товарно-материальных ценностей оформить актом с приложением инвентаризационных описей и представить на подпись генеральному директору 16 июля 2012 г.

Генеральный директор А. А. Хмелевский

С приказом ознакомлены:

И. П. Смирнов ____ июля 2012 г.

В. И. Корнилов ____ июля 2012 г.

В. А. Орлов ____ июля 2012 г.

А. Н. Воронин ____ июля 2012 г.

Н. С. Валуева ____ июля 2012 г.

Библиографический список

1. Панина П. Г. Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера // Российский налоговый курьер. 2012. N 3.

2. Аношина И. Инвентаризация - когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? // Финансовая газета. 2012. N N 3, 4.

3. Бородина В. В. Оформление результатов инвентаризации // Аудиторские ведомости. 2011. N 11.

4. Давыдова А. Ю. Проводим инвентаризацию // Руководитель автономного учреждения. 2010. N 10.

С. Борисова

Менеджер по персоналу

ООО "Элана-Логистик"

Подписано в печать

Если в компании происходит «смена состава», т. е. один сотрудник увольняется, а на его место приходит новый, то бумаги должны быть переданы в установленном порядке. Это подразумевает не только устные объяснения и передачу документов, но и подписание необходимой документации.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел

Задерживать увольняющегося предприятие не имеет права. Может быть назначен компетентный сотрудник, который примет документацию, а в дальнейшем передаст их новичку.

Кроме этого, есть еще две причины, по которым составление такого акта обязательно.

1. Прекращение деятельности сотрудника, который участвует в управлении предприятием либо имеет доступ к финансовой, бухгалтерской или налоговой документации компании, к денежным документам, печатям, бланкам строгой отчетности и пр.
2. Увольнение материально-ответственного лица.

ВАЖНО! Прием-передача дел должны производиться в присутствии других работников предприятия, т. е. при свидетелях.

Акт нужно составлять в письменном виде. В нем должны стоять подписи обеих сторон, иначе при возникновении спорных ситуаций к уволившемуся работнику невозможно будет предъявить претензию.

Читайте также: Как происходит увольнение директора при ликвидации ООО

Процесс передачи дел: пошаговая инструкция

Процедура несложная:

1. для начала процесса необходимо создать комиссию - издается приказ, где указываются председатель и ее члены;
2. работники, назначенные приказом, присутствуют при передаче дел;
3. после составления акта члены комиссии оценивают полноту и достоверность сведений, указанных в акте и в сопроводительных документах;
4. после утверждения акта он должен быть завизирован всеми членами комиссии, передающей и принимающей сторонами;
5. если дела передаются непосредственно новому сотруднику, то он должен ознакомиться с ними и поставить отметку об этом на акте.

Все участники должны способствовать наиболее эффективному проведению процедуры передачи дел.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Для того чтобы максимально быстро и эффективно осуществить прием дел новым сотрудником, рекомендуется разработать локальные нормативные акты, в которых была бы описана данная процедура. К таким документам можно отнести:

• положение о порядке приема-передачи дел;
• положение о материальной ответственности;
• порядок проведения инвентаризации.

Возможно издание локальных распорядительных актов, которые содержат в себе регламентацию процессов документооборота на предприятии.

Может прилагаться опись, где отражается правильное ведение передаваемого ответственным лицом. Например, для денежных документов учитывается не только их наличие и состояние, но официальные бумаги предприятия, в которых указаны правила их приема, хранения и регистрации.

Читайте также: Увольнение в личной карточке сотрудника по форме Т-2

Что указывается в акте передачи

Единой формы акта передачи дел закон не устанавливает. Но есть перечень информации, которая должна в нем содержаться:

• дата составления;
• место, где происходит процедура;
• ФИО и должности сторон;
• в случае, когда в процессе приема возникают претензии, они в обязательном порядке должны быть отражены в документе;
• формулировки о том, что дела были переданы принимающей стороне согласно перечню;
• кроме подписей должны быть фразы «Дела передал» и «Дела принял».

Опись может быть составлена в виде таблицы, где в специальных графах указываются наименования дел согласно номенклатуре, временные периоды для каждой папки, количество папок в каждом деле.

ВАЖНО! При отсутствии каких-либо документов это необходимо отразить в акте.

Кроме того, в акте при необходимости указываются все недостачи и повреждения бланков строгой отчетности, ценных бумаг, денежных документов.

Подписывать акт должны не только принимающая и передающая стороны, но и все присутствующие.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

Для ряда должностей существуют свои перечни документов, с которыми они связаны по роду деятельности. Следовательно, при передаче необходимо обратить внимание на наличие всех наименований.

Особенности передачи дел при смене директора

Когда на предприятии происходит смена руководителя, то новый директор должен принять от своего предшественника:

• учредительную документацию;
• первичку;
• в случае ведения деятельности, подлежащей лицензированию, - разрешительные документы и лицензии;
• доверенности;
• договора по основной деятельности, в том числе международные (при наличии).

Я руководитель отдела разработки 1С. В моём подчинении 4 разработчика и 3 специалиста поддержки. Звезды сложились так, что я решил уйти из компании. Подписал заявление, договорился о двух неделях отработки. HR напрягся, бросился искать замену, но скорей всего за 2 недели никого они найти не смогут и у меня встал вопрос, что нужно сделать, чтобы уйти «красиво», так, чтобы человек, который заменит меня смог как можно более безболезненно войти в курс дел. Размышления вылились вот в такой список.

1. Создайте базу знаний. Даже если в компании нет приложения, в котором можно свести воедино все знания, которые хранятся в головах твоих разработчиков и самое главное – в вашей – установите такое приложение. Я выбрал Confluence, купил его за свои деньги (лицензия на 10 пользователей стоит всего 600 рублей). Какие данные необходимо поместить в базу знаний:

Список баз данных. Да, очевидно, что все программисты в компании знают все базы наперечет и данная задача кажется бесполезной, зачем описывать то, что и так все знают, однако ваш преемник скорей всего хотя бы раз скажет вам спасибо придя в первый день на «ваше» рабочее место и не проводя лишних расспросов, получит общую картину о том, что есть что в компании. Программисты не любят изменений, смена руководителя для них стресс, новый начальник, начавший свою карьеру в компании с бесконечных вопросов «а это что за база? А кто владелец? А какой у неё бизнес-смысл?» вызовет если не отторжение, то, как минимум – скрытое недовольство.

Список приложений. Если в компании используется больше, чем одно приложение и нет однозначной связи между ним и базой данных то обязательно должен быть список – какое приложение за что отвечает, кто в нём работает, кто является бизнес-владельцем приложения, какова критичность приложения (возможен простой в течение 1 минуты, в течение 1 часа, в течение 1 дня и т.д)

Список лицензий. Почему то в небольших компаниях отношение к лицензиям весьма халатное, главное – купить, а что будет дальше, отдел разработки совершенно не интересует. Я считаю это порочной практикой, как правило, данные по лицензиям (у кого куплены, когда, сколько стоили, на какое юридическое лицо оформлены) требуются в самый неподходящий момент, например при оформлении подписки на ИТС (1С-ники меня поймут) или не дай бог при появлении людей в масках. Программисты любят скидывать эту задачу на отдел системного администрирования, ведь закупкой часто занимаются именно сисадмины, а те, в свою очередь, выполнив поставленную задачу (закупив и установив ПО) считают свою миссию завершенной. Зачем усложнять вашему преемнику и так нелегкую задачу?

Схемы обмена между разными приложениями. В небольших компаниях обмен зачастую пишется «на коленке», как говорится «…, …, и в продакшн». До описания форматов, граничных условий, даже до частоты обмена дела не доходит. Однако большой стресс для нового руководителя получить в 9 утра звонок от финансового директора «У нас тут не работает, а всегда работало, разберись». Обмены –большая проблема в компании с десятком разношёрстных, иногда самописных систем. Описанные схемы обмена помогут новому человеку хотя бы начать анализировать причину сбоя.

Основные бизнес-процессы. Это банально. Это очевидно. Однако я не помню, чтобы в базе знаний хранились самые основные, проделываемые по 10 раз на дню бизнес-процессы. Описываются процессы, выполняемые один раз в полгода, описываются процессы, не выполняемые никогда. Но те самые процессы, о которых знают все, поступление товара, расчет себестоимости, установка цен – их нет. Зачем описывать то, что все знают и так? Поверьте на слово, ваш преемник уж точно не скажет «зачем он это сделал? Это же и так всем понятно!»

2. Заведите систему трекинга задач. Да-да, есть компании, в которых его нет. Да, таких компаний много. Задачи поступают различными путями, по почте, звонком от непосредственного руководителя, от других пользователей, программисты сами придумывают себе задачи. Их можно держать в своей голове, в Excel-файле, в Outlook. Я считаю, что это неправильно, но моё мнение может не совпадать с вашим. Но если вы приняли решение покинуть компанию – приведите список задач в порядок. Это муторно, но это необходимо. Я использую Jira, но существует большое количество и бесплатных решений. Не обязательно подробно описывать задачу, для нового человека в любом случае этого будет недостаточно, достаточно будет следующих пунктов:

Краткое название задачи.
Заказчик
Исполнитель (если задачей уже кто-то занимается)
Приоритет
Требуемый срок решения задачи

3. Повысьте зарплату программистам. Если в вашей компании нет планового повышения зарплаты, например раз в год – приложи все усилия, чтобы поднять зарплату разработчикам до текущего рыночного уровня.

4. Составьте список контактов. Как правило, когда нужен контрагент, с которым вы общались полгода назад просто делаете поиск в почте и из его подписи выуживаете нужный телефонный номер. Не забывайте – у вашего преемника скорей всего не будет доступа к вашей почте, а даже если и будет – найти то, не знаю что, там, не знаю где – иногда невыполнимая задача.

Я буду рад, если в комментариях мне помогут расширить данный список. Что именно вам не хватало, когда вы пришли на новое место работы?